Formål

Et sett med enkle retningslinjer for å lette din egen og andres hverdag ved utsendelse av e-post.
Man drukner tidvis i epost og de mange timene man bruker på det. Som oftest generer det mer arbeid til både medarbeidere og kontakter.


Generelle retningslinjer og vanlig høflighet i en e-post

  • Respekter mottakers tid.

Som sender av et budskap, så er det opp til deg å minimere tiden det vil ta å forstå budskapet.
Dette selv om det vil ta mer tid for deg som sender å gå igjennom e-posten.

  • Kort og konsis er ikke uhøflig

Gitt mengden med e-post som sendes hver dag, la oss gi mottaker spillerom.
Det er ok at det tar noe tid å få et svar og man trenger ikke å gi en detaljert avhandling til alle spørsmål.
Ingen vil fremstå som gretten eller brysk bare fordi man gir et kort svar, så ikke ta det personlig.

  • Tydeliggjør budskap

Start med et tydelig emnefelt som er forklarende for tema i epost, og gjerne inkluder en emneknagg som eksempelvis:
[Info], [Haster], [Viktig] etc.
Vær tydelig og "klar i talen" på hovedbudskapet i epost.
Om epost er mer enn fem setninger, bruk de første fem til å forklare hvorfor man sender epost.
Sist men ikke minst; unngå all bruk av rare fonter og farger.

  • Unngå åpne spørsmål

Dersom man sender en epost på fire avsnitt med tekst med et åpent spørsmål på slutten som lyder
"Tanker rundt dette?", er ikke dette så hjelpsomt ovenfor den som mottar budskap.
Til og med spørsmål som "Hvordan kan jeg hjelpe?" er ikke så fryktelig hjelpsomt.
Epost generøsitet krever at det er enkelt å svare på spørsmål.
Eksempelvis: "Kan jeg hjelpe dere best ved:
A) å ringe B) å komme på besøk C) å holde meg unna

  • Kutt ned på antall mottakere, sett færrest mulig på kopi

Å sette noen på kopi er som formerende kaniner.
For hver mottaker du legger til på kopi, øker man responstiden dramatisk. Dette skal ikke gjøres med letthet.
Dersom det er flere mottakere på epost vennligst ikke trykk "Svar alle".
Det kan være at du bare trenger å sette et par stykker på kopi på den originale eposttråden.
Eller ingen i det hele tatt.

  • Finn den røde linjen

Kutt ned overflødig informasjon. Enkelte eposter avhenger av deres betydning for å kunne gi en sammenheng,
hvilket betyr at man vanligvis har mulighet til å svare på tråden.
Det er derimot sjelden at en epost tråd strekker seg over mer enn tre eposter etter originalen.
Før man sender; kutt vekk irrelevant informasjon.
Evt. vurder å plukke opp telefon i stedet for.

  • Unngå å forklare alt i et vedlegg.

Ikke bruk bildefiler som eksempelvis firmalogo eller i signatur.
Disse vil bli lagt med eposten som vedlegg og er bortkastet tid å se på dersom det finnes flere vedlegg.
Vondt verre er det å legge med en tekst som et vedlegg når man kunne ha inkludert dette i selve e-posten.

  • Man trenger ikke å svare.

Man trenger ikke å svare på hver e-post, spesielt ikke de som i seg selv er helt klare svar.
I en e-post hvor budskapet er "Takk for invitasjon, jeg er med.", er det ikke nødvending å svare "Ok." eller "Flott" på.
Dette kostet noen 30 sekunder.

  • UNNGÅ Å SKRIVE EN E-POST MED CAPS LOCK AKTIVERT.

Dette kan bli oppfattet som at man roper/skriker til mottaker og er generelt ansett som uhøflig.
I tillegg kan også dette bidra til at mottaker misoppfatter budskap.

  • Bruk mindre tid på e-post.

Skru av varslinger slik at man ikke forstyrres mer enn nødvendig.
Les epost når du har tid.
Er man vant til at det svares til alle døgnets tider vil folk etter hvert forvente, eller til og med kreve det.