Bohus Support

Gjennomføre en fulltelling av hele butikklageret.

Steg for steg guide – innhold:

1. Se alle aktive telledokument og evt. slett alle som finnes før start
2. Opprette telledokument
3. Tell varene
4. Gå igjennom kontrollisten for se hva hver enkelt teller har telt
5. Gå igjennom kontrollisten for hva som er opptalt
6. Sett nullkvantum på ikke opptalte varer
7. Se på differanse
8. Kontere differansen og korrigere beholdningen
9. Sjekk at alle tellinger har blitt kontert
10. Se på kontrollisten etter den har blitt tømt for å se hvem som har talt hva

• Link til opplæringsvideoer

Forutsetninger

Dette kan kun gjennomføres når butikken er stengt og man må telle alle varene som befinner seg i varehuset og på lager 10 (butikklageret)
Varer som befinner seg på de andre lagrene vil ikke bli opptalt. (For å gjøre dette kan du se de andre brukermanualene for hvordan telle disse)

Utstillings-(11)/Reklamasjons-(70) og Kasseringslageret (71), må telles FØR man teller butikklageret.
Dette er fordi hvis varer ligger på feil lager så blir disse oppdaget før du teller enormt mye varer, og derfor er mye lettere å finne og korrigere.

Negativ og sperret beholdning må det være kontroll på før telling. Konfigurerbare i fri beholdning som skal selges på ett senere tidspunkt, må det bestilles nytt SAP-nr. til slik at det kan telles og selges. Kundespesifikke varer (konfigurerbare og servicedeler) har lagerbeholding på kundeordren og IKKE på noen av IM lagrene og skal IKKE telles.Disse varene telles ved hjelp av å gå igjennom alle åpne kundeordre som skal gjøres før selve telledagen!

Åpne kjøp og hent-ordre/utleveringer skal man sjekke at det som er plukket frem stemmer med åpne ordre. Utleveringene som er plukket er ikke kontert, noe som betyr at de fortsatt er lagerførte. Derfor skal disse telles. Andre åpne utleveringer må enten fullføres eller slettes. Det må være kontroll på åpne varemottak, og det må ikke pågå varemottak samtidig som tellingen. 

Alle varer som skal telles må ha en lesbar strekkode som er registrert på riktig vare. Plasser varer med strekkoden ut så det blir raskere å skanne. Se over hyllen så ikke forskjellige varer med lik forpakning ligger slik at det er mulig å telle de inn på feil varekode. 

NB! Fra steg 4 er det nå laget en app som forenkler fullføringen og avviksbehandlingen. Gjør deg kjent med denne før du starter med tellingen. Se opplæringsvideo.

Steg for steg

1. Se alle aktive telledokument og evt. slett alle som finnes før start

Se egen manual Finne aktive tellinger og slette disse

 

2. Opprette telledokument

NB! Tellelister må opprettes etter at butikken har stengt. Alle endringer i varebeholdning etter at tellelisten er opprette vil komme som en differanse på telleresultatet.

Opprette telledokument kan gjøres på 2 måter. 

Alternativ 1: App opprett varetellingsdokument

Se egen manual ved å trykke linken over.

Alternativ 2: Opprette i MI31

Åpne "Masseopprett lagertellingsdokumenter" (MI31)

• Databaseavgrensninger
  • Sett inn riktig filial og lager "10" (for butikklager)
  • Sett inn artikkeltype ZHAW
• Styring
  • Marker haken for "Opprett dok. direkte"
  • Legg inn 300 i feltet "Maks. ant. pos./dok"
• Utvalg i samsvar med beholdningstyper
  • Huk av for "Fritt disponibelt", "Inkl. lagertelte artikler" og "Inkl. lagertelte batcher". 
• Legg så inn en referanse i feltet "Lagertellingsnummer" som du må bruke senere (feks. filialnummeret + lager + dagens dato)
  • NB! Dette du skriver her MÅ være unikt! Dvs. det kan ikke være noen telling, enten aktiv eller avsluttet som har samme referanse!! Samt det MÅ IKKE være lengre enn 13 tegn
  • Nb. Det du skriver her, må du skrive inn i håndskanneren osv. for å fortelle hva du skal telle. Derfor bør dette være kort og unik for hver telling.

Viktig å huske hvis du skaper tellingene en annen dag enn selve telledagen, dvs den dagen da du fullfører tellingen:
Da må du sette datoen du avslutter tellingen i feltet "Planlagt telledato".
Den står som standard til dagens dato.

For å opprette tellelisten, trykk på / (F8) for å utfører transaksjonen.

NB!
Jobben kan ta litt tid.

Når jobben er ferdig, får du så opp en liste over varene som nå det har blitt opprettet telling på.
Lukk så bildet. Også kan dere begynne å telle med skanneren.

NB! Dersom det kommer feil her på ett lite antall er ikke dette noe å bry seg om. Det kan komme av feil på masterdata, eller at du prøver å opprette telling på varer som ikke skal telles.

3.Tell varene

Du skal kun telle "normal artikler" og ikke "kundespesifikke varer".

Kundespesifikke varer som er merket med ordrenummer og kundenavn skal IKKE telles når man teller noen av IM lagrene.

NB. 

En person bør ikke være pålogget mer enn en håndskanner om gangen.
Dette er grunnet at man kontrollerer senere på brukernavn, og dermed hvis en person har vært pålogget 
flere enn en skanner, så er det ikke mulig å kontrollere hver enkelt skanner for seg selv.

• Telling gjøres på håndterminal

Flere kan telle samtidig og systemet vil slå sammen opptalt mengde til slutt.

4.Gå igjennom kontrollisten for å se hva hver enkelt teller har talt

Kan nå gjøres i app, se video øverst

• Åpne "Kontrollliste telling" (ZKONTR_TELL)
• I feltet "Lagertell.nr." legger du inn det du la inn som referanse når du opprettet telledokumentene (Som du også brukte på håndterminalen)
• Trykk på /(F8) for å utfører transaksjonen.

Du får nå opp en liste over alt som har blitt opptalt av denne personen.

• Sjekk listen for evt. feil. Sorter listen på de forskjellige kolonnene for å avdekke feil.
• NB! Vær spesielt obs på varer som har en annen enhet enn ST (feks. KAR), samt varer som er telt flere ganger med samme antall i samme reol.
• Ta noen kontrolltellinger for å sjekk at vedkommende har telt riktig.
  • Du har mulighet til å korrigere antallet som har blitt opptalt hvis dette er feil.
  • Du har også mulighet til å slette linjer ved å markere disse og trykke på slett/ 
• Etter alle endringer er gjort bør du trykke på lagre/ 

Dette kan gjøres fortløpende og det er mer eller mindre det samme som du skal gjøre i neste kapittel, 
men da ser du på alle teller under ett og ikke vare en og en.

Opplæringsvideo med lyd finner du her:Sjekk av kontrollisten

5.Gå igjennom kontrollisten for hva som er opptalt

Kan nå gjøres i app, se video øverst

Dette skal gjennomføres når alle er ferdig med å telle/skanne varer.

Hvis man finner områder som ikke er telt/skannet kan disse fortsatt telles/skannes helt til du overfører resultatet til SAP sitt lagertellingssystem.
Husk at skanner man flere varer så må du kjøre rapporten på nytt for å få med deg alle de nye endringene.

• Åpne "Kontrollliste telling" (ZKONTR_TELL)
• I feltet "Lagertell.nr." legger du inn det du la inn som referanse når du opprettet telledokumentene (Som du også brukte på håndterminalen)
• Trykk på /klokken for å utfører transaksjonen.

Du får nå opp en liste over alt som har blitt opptalt, av hvem, når og hvor.

• Sjekk listen for evt. feil. Sorter listen på de forskjellige kolonnene for å avdekke feil.
• NB! Vær spesielt obs på varer som har en annen enhet enn ST (feks. KAR), samt varer som er telt flere ganger med samme antall i samme reol.
  • Du har mulighet til å korrigere antallet som har blitt opptalt hvis dette er feil.
  • Du har også mulighet til å slette linjer ved å markere disse og trykke på slett/ 
• Etter alle endringer er gjort bør du trykke på lagre/ 

Når listen er OK og alle endringer er gjort må selve tellingen lagres inn i SAP.

NB!
Etter du gjør dette skal ikke skannerne brukes lengre!
Dette vil "tømme" skannerprogrammet over til SAP sitt lagertellingssystem.

• Trykk på klokken/ for å sende tellingen.
• Du vil få opp ett spørsmål om du virkelig ønsker dette. Svar ja og bekreft neste popup med filialnummer.

NB!
Det tar nå litt tid (5 - 90 minutter) før jobben er ferdig, avhengig av antall artikler.
Hvis du har "musepekeren" over popup boksen så ser du at den tenker.
Popup boksen vil forvinne når jobben er ferdig.
Avslutter du programmet før det er ferdig kan du miste hele tellingen! 
Nederest i venste hjørne ser du en "progress bar" med hvor mange prosent jobben har gått og når jobben er ferdig får du opp ett nytt bildet.
Du må IKKE AVBRYTE før du får opp neste bildet, selv om det vises 100 % på progress baren! Den jobber litt etter den er på 100 %!!!!!!

VIKTIG!! Du må ikke avbryte dette bildet før du får opp listen som er nevnt under!! Gjør du dette er det fare for at du mister hele tellingen!

Nå får du opp en liste over hva som har skjedd. Listen kan være lang, men det er ikke noe du trenger å bruke tid på å lese. 

OBS! Noen få ganger kan det hende du får opp bildet over, men du ikke får opp noen meldinger om at dokumentene er OK.
Da vil skjermen over se lik ut, men du vil ikke se de linjene med de grønne lysene.

OBS!! Det kan komme feilmeldinger som sier at artikkel er låst, og at overføring ikke har skjedd. Gå tilbake med grønn piltast og oppdater, og sjekk hva som ligger igjen. Er dette varer som er på tellelisten (Sjekk mot MI24) kan du vente litt og deretter prøve å tømme listen på nytt ved å gjenta det over i punkt 5.

Jobben er da ferdig og du kan gå videre.

 

• Nå må du sjekke at alt har kommet over som det skal ved å oppdatere listen. Det kan gjøres på 2 måter. 
  1. Trykk grønn pil tilbake (F3) og oppdater (Shift+F1)
  2. eller lukk transaksjonen og åpne ZKONTR_TELL på nytt, legg så inn "Lagertell.nr." på nytt og kjør(F8)

Nå skal listen være tom

Hvis ikke er dette varer som man har telt, som ikke var på telledokumentet som ble skapt. 

Dette kan det være flere grunner til, men den mest vanlige er at varene aldri har blitt listet til butikken før telledokumentet ble skapt. 

NB! Har du telt utstillingslageret - se under! 

Disse varen må derfor bli listet for din butikk også må du skape en ny telling på disse varene ved hjelp av å telle enkeltvarer (IM lager). 

I feltet lagertellingsnummer bruker du samme lagertellingsnummer som du brukte på denne tellingen.

Når dette er gjort så kan du gjøre alt som står i denne avsnittet på nytt.

• Hvis du nå har listet varene også skapt en ny telling med disse varene og brukt samme "lagertellingsnummer", så vil det du har telt bli registrert!
• Hvis det fortsatt etter dette er varer igjen på "kontrollisten" er disse ikke registert i SAP sin lagertellingssystem, og må derfor telles på manuelle lister.

Utstillingslageret
Hvis man har telt utstillingslageret, så hjelper det ikke å liste varene fordi man kan ikke skape ett telledokument på varer
som aldri har vært på dette lageret tidligere.
Da må du flytte manuelt varene ved hjelp av ompostering til lager 11 fra lager 10. Dette kan du gjøre etter at du har fullført resten av tellingen. 

Tellingen er nå lagret i SAP lagertellingssystem.
Før du nå kan se diffransene og korrigere beholdingen må du sette nullkvantum på alle varene du ikke har talt opp sånn at disse også får status opptalt.

Opplæringsvideo med lyd finner du her:

Tømming av kontrolliste

Listing av artikler i WSM3

6. Sett nullkvantum på ikke opptalte varer

Kan nå gjøres i app, se video øverst

• Åpne "Sett nullkvantum" (MI35)
• I feltet "filial" legger du inn filialen din.
• I feltet "Lagertellingsnummer" legger du inn den referansen som du la inn når du opprettet dokumentet
• I bunnen finnes det to haker, bare haken "Utdata - Protokoll" skal være markert
• Trykk på klokken/

Du får nå opp en liste over alle varer som ikke har blitt opptalt ennå.

• Trykk på knappen "Generer mappe"

Knappen skifter nå navn til "Behandle mappe"

• Trykk på knappen "Behandle mappe"

Du vil nå få opp en liste over jobber. Finn din jobb ved å se på hvem den er opprettet av, dato og klokkeslett

• Marker linjen
• Trykk så på klokken/ (Kjør)

Du får opp ett nytt popup bildet. Se til at på venstre side under "Kjøringsmodus" at haken som er markert er "Bakgrunn"

• Trykk på knappen "Kjør"

Lukk vinduet og vent ca. 5 minutter før du ser på differansene

Å vente disse 5 minuttene er fordi at systemet skal kunne fullføre jobben med å sette nullkvantum!

Det er også mulig å se på egne jobber i SAP (program SMX) for å se om jobben er ferdig.

Dette gjør at du slipper å vente de 5 minuttene, men kan selv se når jobben er ferdig og derfor kan gå videre med en gang etter dette.

Jobben du skal se etter heter "MB_MI02" som er det samme som står i feltet "Navn på mappe/mappenavn" i jobben som kjørte over.

Opplæringsvideo med lyd finner du her:Sette nullkvantum

Tips! Sjekk i MI24 at alle linjer nå har status Opptalt. Det kan enklest gjøres ved å sjekke at ingen ligger igjen med status "Ikke talt ennå"

7. Se på differanse

Kan nå gjøres i app, se video øverst

Når det er satt nullkvantum på alle varer som ikke er opptalt så vil SAP holde kontroll over hva som selges, varemottas og andre beholdningsendringer etter dette tidspunktet.
Dette betyr at nå kan butikken åpnes igjen og salg kan foregå normalt, mens man jobber videre med kontroll og avvik.
NB. Beholdningen blir ikke korrekt før resten av dokumentasjonen er fullført!

Og for å være helt sikker på at alt er ok, bør man sjekke listen under å se alt alle varene har nå status "Opptalt".

• Åpne "Lagertellingsliste" (MI24)
• I feltet "filial" legger du inn filialen din.
• I feltet "Lagertellingsnummer" legger du inn den referansen som du la inn når du opprettet dokumentet
• Trykk så på klokken/

Du får nå opp en liste over alle varene, hva som er opptalt, hva som var i beholding og hva som er differanse.

• Se igjennom listen over differansene og se at disse er korrekte.
  • Du kan markere en kolonne og sortere den stigende eller synkende ved å bruke disse knappene
• Ønsker du å endre en linje kan du markere linjen å trykke på knappen "Endre telling"
  • NB. Det kan hende du må bla deg nedover før du finner linjen ved å bruke Page Down eller disse knapene .
  • Den/de linjen du markerte er ikke grået ut og du kan skrive i feltet.
  • Har antallet haken på for nullkvantum (altså ingen antall opptalt), må du fjerne denne haken før du legger inn antall.
  • Når du har endret antallet, må du huske å trykke "LAGRE"

• Etter alle endringer må du oppdatere listen før listen er korrekt Trykk på oppdater/

Når listen er ok og alle differanser kan konteres er det bare å kontere differansen og korrigere beholdingen.

Opplæringsvideo med lyd finner du her:Se på differanser

8. Kontere differansen og korriger beholdningen

Kan nå gjøres i app, se video øverst

NB!!!! VIKTIG!!

Dette konterer differansen og korrigerer beholdingen i forhold til hva du har opptalt.

Du MÅ være 100% sikker på at listen fra forrige steg er korrekt før du gjør dette.
Dette kan ikke reverseres! Hvis dette steget blir gjort feil, kan dette kun rettes ved hjelp av en ny telling!

 

• Åpne "Konter differanse" (MI37)
• I feltet "filial" legger du inn filialen din.
• I feltet "Lagertellingsnummer" legger du inn den referansen som du la inn når du opprettet dokumentet (Dette feltet ligger ca. midt i skjermen nå.)
• I bunnen er det 3 haker, pass på at kun de 2 øverste "Generer batchinput" og "Utdata - protokoll" er markert.
• Trykk så på klokken/

Du får nå opp en liste over alle lagertellingsdokumenter som kan konteres

• Trykk på knappen "Behandle mappe"

Du vil nå få opp en liste over jobber. Finn din jobb ved å se på hvem den er opprettet av, dato og klokkeslett

• Marker linjen
• Trykk så på klokken/ (Kjør)

Du får opp ett nytt popup bildet. Se til at på venstre side under "Kjøringsmodus" at haken som er markert er "Bakgrunn"

• Trykk på knappen "Kjør"

Lukk vinduet og vent minimum 10 minutter før du ser på sjekker at alt har blitt kontert korrekt.
Å vente disse 10 minuttene er fordi at systemet skal kunne fullføre jobben med å kontere differansene!

Det er også mulig å se på egne jobber i SAP (program SMX) for å se om jobben er ferdig.

Dette gjør at du slipper å vente de 10 minuttene, men kan selv se når jobben er ferdig og derfor kan gå videre med en gang etter dette.

Jobben du skal se etter heter "MB_MI07" som er det samme som står i feltet "Navn på mappe/mappenavn" i jobben som kjørte over.

9. Sjekk at alle tellinger har blitt kontert

Kan nå gjøres i app, se video øverst

• Åpne "Lagertellingsliste" (MI24)
• Sett inn riktig filial
• Pass på at det ikke står noe i feltene "Artikkel", "Lager", "Lagertellingsdokument" eller "Lagertellingsnummer"
• Marker haken for "Lagertellingspos."

• Trykk på /klokken for å utfører transaksjonen.

 

Du få nå opp ett popup bilde.

• Marker kun følgene haker: "Ikke talt opp ennå" og "Bare opptalt" De to øverste.

• Trykk på /klokken for å utfører transaksjonen.

Listen skal nå være tom.
Hvis ikke har du ikke fått kontert alle varene på riktig måte.
* Prøv først å konter på nytt som du har gjort over.
* Hvis ikke dette hjelper kan du merker alle linjen å trykke på knappen "Konter differanse"
* På alle de neste bildene trykker du bare lagre helt til du kommer tilbake til listen
* Oppdater listen og se at alle linjen er nå borte.

Tellingen er nå lagret og beholdingen er korrigert til det du har opptalt.

Se tidligere tellinginformasjon

Se på kontrollisten etter den har blitt tømt for å se hvem som har talt hva

• Åpne "Kontrollliste telling" (ZKONTR_TELL)
• I feltet "Lagertell.nr." legger du inn det du la inn som referanse når du opprettet telledokumentene (Som du også brukte på håndterminalen)
• Sett på at du ønsker å se de linjene som har status behandlet

• Trykk så på /klokken for å utfører transaksjonen.

Du får nå opp en liste over alt som har blitt opptalt, av hvem, når og hvor.

Etterarbeid etter telling

Etter endt telling skal man sjekke om det skapes nye innkjøp grunnet varetellingsdifferansen og ta stilling til om eventuelle nye innkjøp skal beholdes eller ikke. 

NB! Husk at det må noen jobber i SAP før innkjøp skapes, slik at dette må gjøres dagen etter at tellingen er kontert.

Opplæringsvideoer

Finne aktive tellinger og slette disse: Aktive tellinger og slette disse
Kontroll av kontrollisten: Sjekk av kontrolliste
Tømming av kontrollisten: Tømme kontrolliste
Masselisting av artikler: Masselisting av artikler WSM3
Sette nullkvantum på ikke telte varer: Sette nullkvantum på telling
Se på differanser: Se på differanser