Daglig så mottar regnskap poster automatisk fra POS-systemet, som bankaxept, visa, gavekort ol. I tillegg skapes det åpne poster på kunder ved fakturering. For hver av disse aktivitetene som automatisk posteres mot omsetning, skal det avstemmes mot innbetaling fra bank. Det er satt opp nattjobber som posterer fra konto på 15 serie til bank-avstemmingskonto. Formålet med denne rutinen er å vise hvordan man overvåker automatisk utligning og hvordan håndtere manuell utligning på bank-avstemmingskonto.
Forutsetning
Bank-avstemmingskonto må ha åpne poster å utligne.
Steg for steg
Steg for steg deles i to områder.
- Overvåkning
Innebærer at man kontrollerer konti for at nattjobber er utført og at bank-avstemmingskontoen er avstemt.
- Manuell utligning
Innebærer hvordan behandle åpne poster som ikke er autoamtisk utlignet.
Overvåkning
Velg (FAGLL03). Under eksternregnskap->rapporter regnskap->Detaljposter regnskap
- Legg inn aktuelle firmakode og hvilken(e) konto som skal kontrolleres.
- Velg alle poster og angi tidsintervall relatert til avstemmingsperioden.
- Trykk "utfør" eller funksjonstast "F8"
Rapporten vises med poster fortløpende listet med et utvalg av kolonner. Kolonneoppsettet kan justeres og lagres slik at man får se det man ønsker. For å se dagsoppgjørene på kontoen, så delsummeres kolonne "bilagsdato" og komprimer rapporten. Saldo for rapporten skal kun vise dagens transaksjoner, mens dagsoppgjørene for kontoen skal sørge for at dagens saldo er "0,-" I tilfeller det er dagssaldoer på kontoen, vil denne saldoen justeres dagen etterpå og kan indikere at det finnes differanser som skal avklares.
Rapporten Detaljposter regnskap brukes også for å kontrollere åpne poster for bank-avstemmingskonto.
Steg for steg
Under overvåkning så er det identifisert åpne poster på bank-avstemming, som ikke er automatisk utlignet. Kriterie for at poster skal utlignes er at feltet "tilordning" har samme verdi på debet- og kredit-posten som skal balansere. For mange av dagsoppgjørene vil dette ikke være tilfelle, så man må man utligne postene manuelt.
- Rapport "kontoavstemming " (ZFI_CLEAR) Eksternregnskap->hovedboksføringer->kontoavstemming. Denne rapporten vil hente beløp som matcher på angitte konto, samt at det kan settes vurdering for avrundings-beløp. Denne rapporten vil cleare de poster rapporten finner.
For å gjøre samme aktivitet manuelt, må man angi samme verdi i tilordningsfeltet for debet- og kreditposten(e) som skal utlignes.