Avviksmonitor

Behandle ordre med avvik slik at innkjøpet blir riktig i forhold til hva som blir mottat av varer fra Leverandøren.

Steg for steg

• Åpne innkjøp -> Avviksmonitor ordrebekreftelser
• Klikk på ORDRSP. På høyre side vil du få opp alle innkjøpene som ligger i avviksmonitoren.

Klikk først på firkanten bak feltet «ORDRSP»
Klikk deretter knappen «Filter» øverst i høyre hjørne

Du får nå frem en linje med søkefilter i avviksmonitoren. Skriv din filialkode i feltet «FiKo» for å avgrense listen til din filial. Vil du bare se bekreftelser for innkjøpsordre du selv har laget, så legg også inn ditt brukernavn i feltet «Opprettet av». Når du har tastet inn ønskede verdier, trykk «enter». Søket avgrenses nå i forhold til dine søkekriterier.

For å lagre dine søkekriterier kan du nå trykke «Innstillinger». Trykk deretter «Lagre som». Gi søket ditt et navn, og huk av i boksen «Startperspektiv». Neste gang du åpner IDOC-Monitoren vil dine lagrede utvalg avgrense søket.

Behandling og Informasjonsvinduer=

Klikk på feltet «ORDRSP» i vinduet «Søk».
Klikk deretter på en IDOC i vinduet «Hodedata», slik at denne blir markert som på bildet under.

Deretter kan du klikke på et innkjøp for å se hva det er avvik på.

• Innkjøpsordre som begynner på 400000**** er innkjøpsordre mot ekstern Leverandør
• Innkjøpsordre som begynner på 410000**** er Internordre
• Innkjøpsordre som begynner på 700000**** er retur ordre til Leverandør.

Behandling og informasjonsvinduene åpnes når man trykker på en linje i hodedata-vinduet. De viser informasjon om artikkel og ordrebekreftelsen, og gir mulighet til å endre innkjøpsdokumentet, slik at avvik mellom innkjøpsdokument og ordrebekreftelser kommer innenfor tillat avviksmargin.

1. Vinduet «Dokumentdata» gir informasjon om artikkelen, hentet fra innkjøpsordren.

2. Vinduet «IDOC meldinger» gir en kort meldingstekst og instruksjon. Ved å klikke «kopier verdier»-knappen kan du kopiere verdier fra ordrebekreftelsen rett inn i innkjøpsordren.

3. Vinduet «Segmentdata» sammenligner informasjon om verdier som leverandør har bekreftet med verdier fra innkjøpsdokumentet.
a. Feltinnh.dok = informasjon om bestilling fra innkjøpsordren.
b. Feltinnh. IDOC = informasjon om bestilling fra ordrebekreftelsen.

Dersom det er hvite felter i dette vinduet har man mulighet til å overskrive data som igjen kopieres inn i innkjøpsordren. Etter man lagt inn data trykker man på «Oppdater dokument».

Knappen «Ingen videre behandling av IDoc» avslutter behandlingen av denne IDocen, uten å oppdatere innkjøpsdokumentet. Dette kan man gjøre dersom man ønsker å motta en ny ordrebekreftelse fra leverandør. Ta da kontakt med leverandøren, og be de bekrefte på nytt. Man kan også bruke denne knappen dersom man ønsker å behandle bekreftelsen på innkjøpsdokumentet manuelt. Dette gjøres for eksempel dersom leverandør avviser en innkjøpsordrelinje, og man må slette denne linjen manuelt fra innkjøpet. På denne måten unngår man at IDocen blir stående åpen og ubehandlet i SAO og avviksmonitoren.

Knappen «Reprosesser IDoc» sender IDoc på nytt inn i SAP. Har man gjort endringer på innkjøpsordre vil man for eksempel nå kunne oppleve at bekreftelsen på IDoc går «igjennom» til innkjøpsordren automatisk, om endringene som er gjort er innenfor grensen for pris-, leverings- og kvantumsavvik. Dersom innkjøpsordre har vært sperret for oppdatering tidligere, kan man ved å reprosessere IDocen oppdatere innkjøpsordren med denne knappen.

Knappen «oppdater dokument» vil oppdatere innkjøpsordre med de data man har fylt inn i segment-vinduet (se under). Dersom pris-, kvantums- og tidsavvik nå er innenfor avvikstoleransen vil dette avslutte behandlingen av IDocen.

Ulike IDOC-Avviksmeldinger som må behandles i avviksmonitor

Avviksmelding 1 - Errormelding/Avvising

IDoc klarer ikke å oppdatere innkjøpet, og gir denne ‘kryptiske’ meldingsteksten. Se i segmentdata om action/ aktivitet = 003. Dersom dette stemmer er innkjøpsordrelinjen avvist. For å oppdatere innkjøp må du nå åpne innkjøpet i SAP og slette innkjøpsordreposisjonen. Trykk deretter «Ingen videre behandling av IDoc» øverst til venstre i skjermbildet for å avslutte IDOC-behandlingen.

Avviksmelding 407 - Slettet posisjon

Posisjonen på innkjøpet er slettemerket eller blokkert. Opphev slettemerking/ sperre, eller kontakt leverandør for å avbestille innkjøpet. Trykk deretter «Reprosesser IDoc» for å behandler denne på nytt.

Avviksmelding 709 (posisjon) og 751 (Innkjøpsdokument) - Feil i ordrebekreftelse

Her finner ikke innkommende IDoc noe dokument, eller dokumentposisjon å oppdatere. Ta kontakt med leverandør for å få tilsendt ny melding.

Avviksmelding 730 - Prisavvik

Prisen leverandør bekrefter er utenfor toleransegrensen. I vinduet «IDoc meldinger» får man en oppsummering av avviket mellom innkjøpsordre og ordrebekreftelse. I eksemplet under er det lagt inn en bestillingspris på 269 EUR/ STK, mens leverandør bekrefter med 350 EUR. Aksepterer man dette kan man trykke på «kopier verdier»-knappen.

For denne typen avviksmelding gir vinduet «Segmentdata» først en oversikt over segmentet E1EDP01. Her oppgis hodedatainformasjon som bilagsposisjon, bestilt kvantum, priskvantumsenhet og antall artikler i priskvantumet.

For ordreposisjoner hvor leverandør har gitt rabatt, starter segmentdatavinduet med et E1EDP05-segmentet hvor fortegnet viser « - ». Dette betyr at det er negativt beløp (rabatt) som trekkes fra totalprisen med betingelsestype ZOR2. I feltene «fast beløp» og «valuta» ser man hvilken totalpris, og hvilken valuta, som trekkes fra innkjøpsordreposisjonsprisen. Denne første E1EDP05-meldingen med fortegn « - » finner man ikke om det ikke er lagt inn rabatt i ordrebekreftelsen.

I neste E1EDP05 segment (dette er det første segmentet for ordrebekreftelser uten rabatt), vil man se fortegnet « + » som betyr at dette er en positiv pris for artikkelen. Denne prisen legges inn i innkjøpsordren, med betingelsestype ZBAS, som er bekreftet basispris for artikkel. I dette eksemplet har leverandør bekreftet 269 EUR, som er samme prisen som på innkjøpsordren.

I siste E1EDP05-segment summeres totalbeløpet for ordreposisjonen opp. Fortegnet « + » viser at dette er en positiv pris for artikkelen. Dette legges inn i innkjøpsordren med betingelsestype ZEDI, og utgjør i dette tilfellet basispris (269 EUR per stk.) x kvantum som leveres (10 stk.), minus totalrabatt (1345 EUR).

Avviksmelding 792 ( Sen levering) og 793 (Tidlig levering) - Tidsavvik

Dato leverandør bekrefter er utenfor avvikstoleransen. I feltet IDoc meldinger får man oppgitt hvilken posisjon på innkjøpsordren dette gjelder, meldingstype, en meldingstekst og instruksjon for hvordan dette kan behandles. Man kan trykke «kopier verdier» dersom man aksepterer oppgitt avvik. Dette vil oppdatere innkjøpsordren med data fra ordrebekreftelse. Tidsavvik kan være både tidligere og senere levering enn oppgitt på innkjøpsordre. I eksemplet under har man ønsket leveringsdato 18.03.3013 i bestillingen, mens leverandørens bekreftede leveringsdato 20130328 (28.04.2013), som er 10 dager for sent.

Man kan også oppleve at man får datoavvik dersom leverandør bekrefter med delleveringer, og noen av delleveringene er utenfor avvikstoleransen. Man kan enkelt se hvorvidt leverandøren bekrefter med delleveringer, dersom det er et utropstegn til venstre i IDOC-linjen i vinduet «Hodedata».

I vinduet segmentdata vises først E1EDP01-segmentet med hodedata. Man ser her hvilken posisjon på innkjøpsordren som behandles, antall bestilt, og hvilken kvantumsenhet som benyttes.

Deretter følger E1EDP20-segment med kvantum som leveres, og dato leverandøren bekrefter leveranse på dette kvantumet. I dette eksemplet er leveringsdato i innkjøpet satt til 18.03.2013, mens leverandøren bekrefter leveringsdato til 20130418 (18.04.2013).

Dersom leverandøren ønsker å dele opp leveringen i flere delleveringer vil man se flere E1EDP20-segmenter i segmentdata-vinduet. Hvert E1EDP20-segment representerer en delleveringslinje. I eksemplet under ser man at det i innkjøpsordren er bestilt 10 stk. artikler med ønsket leveringsdato 18.03.2013. Leverandøren har bekreftet dette kvantumet med 3 delleveringer. Første dellevering er på 5 (stk.) den 18.03.2013, deretter 3 stk. den 28.03.2013 og til slutt 2 stk. den 08.04.2013.

Avviksmelding 794 - Kvantumsavvik

Kvantum leverandør bekrefter er utenfor avvikstoleransen og må behandles. I vinduet IDoc meldinger ser man linjenummer på innkjøpet, meldingsnummer, meldingstekst og en instruksjon. Man får beskjed om at det finnes et kvantumsavvik i leveringen, og dette ser man i vinduet segmentdata, som sammenligner innkjøpskvantum med bekreftet kvantum.

I E1EDP01 ser man bilagsposisjon, kvantum, kvantumsenhet, og priskvantumsenhet.
I E1EDP20 ser man i feltet «inndelingskvt.» forskjellen på hva som er bestillingskvantum, og kvantum som leverandør bekrefter. I dette tilfellet har leverandør bekreftet 7 stk., mens det er bestilt 10 stk. på innkjøpsordren. I feltet «dato» ser man leveringsdato som leverandør bekrefter. Dersom man aksepterer kvantumsavviket, kan man trykke «kopier verdier» i vinduet «IDoc meldinger».

Avviksmeldinger - Kombinasjoner

Man kan også få kombinasjoner av avviksmeldinger, for eksempel dersom ordrebekreftelse er utenfor toleransegrensen for både pris og leveringstidspunkt.

I vinduet «Segmentdata» vil man da først se informasjonen som tilhører den øverste meldingen i IDoc meldinger-vinduet. Etter å ha behandlet denne, kan man så behandle neste avviksmelding. Når man har behandlet innkjøpsordren slik at ordrebekreftelsen er innenfor avviksgrensene, vil den gå «igjennom» og oppdatere innkjøpet med ordrebekreftelsesdataen.