Hvordan behandle klare innkjøpsrekvisisjoner i ME57

Formål

Opprette innkjøpsordre basert på innkjøpsrekvisisjoner

Steg for steg

Me57 - søk og oversikt

• Åpne transaksjon ME57 (Innkjøp - Innkjøpsrekvisisjon - Tilordne og behandle innkjøpsrekv.)

• For å ta ut enten kundespesifikke rekvisisjoner eller vanlige lagervarer, kan man trykke på knappen «variant» (ikon til høyre for klokke)for å velge.

• Du får nå opp dette bildet og velger ved å merke den varianten ("KUN_KUNDESPES" eller "UTEN_KUNDESPES") Du ønsker å jobbe med og trykker «enter»

Du vil nå få opp et søkebilde for å generere en liste over innkjøpsrekvisisjoner som kan omgjøres til innkjøpsordre. Skriv inn filialnummeret for filialen/ distribusjonssenteret du ønsker å behandle innkjøpsrekvisisjoner for.
Du kan også legge inn andre søkekriterier, dersom du ønsker et mer spesifikt søk. For eksempel kan du i feltet «Artikkelplanlegger» velge:

• 000 (PD Beh.planl) = artikler uten bestillingspunkt

• 010 (RP Bestpkt) = artikler med bestillingspunkt min- og målbeholdning (interiørvarer)

• 020 (V1 Bestpkt) = artikler med bestillingspunkt min- og maxbeholdning (møbelvarer)
  

For andre muligheter til å avgrense ditt søk, trykk med pekeren i en hvit boks, trykk deretter F4 for å se mulig alternativer. Når søket er klart, trykk «utfør» (F8) for å utføre søk basert på kriteriene.

Du vil nå få frem et skjermbilde bestående av tre hovedvinduer. Det øvre vindu, (1- tilordninger), viser posisjoner fra innkjøpsrekvisisjoner per leverandør. I midtre vindu, (2- posisjonsoversikt), ser du en liste med
oversiktsinformasjon over innkjøpsrekvisisjonene, for hver enkelt posisjon. I nederste vindu (3 - posisjonsdetaljer) ser du detaljert informasjon om artikkel på innkjøpsrekvisisjonen, og du har her mulighet til å
blant annet sette og endre forsyningskilde for denne. I fanen kundedata, i dette vinduet, finner du informasjon om omsetning for denne artikkelen i regionen.

Når du jobber i ME57, og ønsker å forstørre et av vinduene for å jobbe med dette, kan du lukke ett av de andre, ved å klikke på utvid/ komprimer-knappen til venstre i skjermbildet.

Behandle innkjøpsrekvisisjoner

Lukk (komprimer) tilordninger-vinduet og utvid vinduene «posisjoner» og «posisjonsdetaljer». Velg kolonnen «fast leverandør».
Trykk deretter på «synkende» eller «stigende sortering» for å sortere disse i rekkefølge. Åpne så fliken «kundedata».
Her får du informasjon om:

• Omsetning og salg av artikkel de siste månedene (1)

• Omsetning og salg av artikkel mellom filialene de siste månedene (2)

• Innkjøp mot leverandør per filial og regionslager de siste månedene (3)

• Bestillingspunkt, maks- og målbeholdning for artikkel (4)

• Beholdning for regionen (5)

• Siste varebevegelser (6)

• Hjelpeknapper som åpner nye vinduer:
  • Beholdning region – viser fritt kvantum, og ATP kvantum per filial i regionen (7)
  • Se åpne PO – viser åpne innkjøpsordre (8)
  • Tilgj. status – viser åpner behovs og beholdningsliste (MD04) for artikkelen (9)
  • Vedl. lokale data – viser hva som er lagt inn av lokale grunndata for artikkel (10)

For å se informasjon fra de ulike artiklene, og innkjøpsrekvisisjonen, kan du bla mellom de ulike innkjøpsrekvisisjonene med opp- og ned-pilene over posisjonsvinduet. Du kan også dobbeltklikke
på innkjøpsrekvisisjonsnummeret du ønsker å behandle for å aktivisere denne linjen i posisjonsvinduet.

Dersom du ønsker å endre bestillingskvantum eller foreslått leveringsdato for en innkjøpsrekvisisjon trykker du på blyant-ikonet, og åpner fanen «kvanta og tidspunkt». Om ønsket kan du her overskrive dataen
i feltene «kvantum» og «leveringsdato».

NB! Dersom noen av ordrelinjene har posisjonskategori «S», se seksjon 8 om serviceartikler som skal sendes direkte til kunde.

Opprett innkjøpsordre

For å opprette en innkjøpsordre fra en innkjøpsrekvisisjon, huk av i den hvite firkanten bak innkjøpsrekvisisjonen, og trykk deretter knappen «opprett innkjøpsordre».

Du vil nå komme til programmet ME21N (Opprett innkjøpsordre). Til venstre på skjermen, i vinduet «Dokumentoversikt» vil du finne åpne innkjøpsrekvisisjonene som har denne leverandøren som forsyningskilde.
Marker alle disse rekvisisjonene ved å trykke på den øverste, hold deretter inne «shift», og trykk så på den nederste rekvisisjonen. Trykk deretter på de markerte rekvisisjonene, hold museknappen nede, og dra
de over i handlekurven.

Innkjøpsrekvisisjonene vil nå legge seg som nye posisjoner på innkjøpsordren. Sjekk at informasjonen ser riktig ut. Sjekk at leveringsdato er som ønsket, og at beløpet stemmer.

Til venstre i bildet vil det ofte kunne dukke opp gule eller røde varselsymboler:

• A) Dersom du får gule varseltrekanter (advarsler), er dette fordi det er avvik mellom grunndata og oppgitt informasjon på artikkelen i innkjøpet. Trykk på den gule varseltrekanten.
  Du får nå opp en boks med en meldingstekst, sjekk at du godtar avviket.

• B) Dersom du får røde varselrundinger (feilmeldinger), må du endre bestillingen i forhold til feilmeldingen for å kunne sende denne til leverandør. Trykk på den røde varselrundingen
  for å få informasjon om feilmelding. Utfør endringer om dette er påkrevd, eller slett linjen.
  

Når alle linjene er blanke, eller kun har gule advarsler man godtar, er ordren klar til å sendes.

Når bestillingen er klar, kan du velge om du ønsker å sende bestillingen nå eller senere. Dersom du ønsker å sende innkjøpsordren senere, trykker du lagre-knappen. Du vil nå få frem en melding om at innkjøpsordren
er lagret. Noter deg gjerne dette nummeret. Gå til avsnitt lenger ned i dokumentet for å se hvordan man sender bestilling til leverandøren i ME9F.

Sende innkjøpsordre nå

For å sende innkjøpet umiddelbart, trykk på knappen «Meldinger».

Du vil nå få frem ulike muligheter for å sende bestillingen til leverandøren:

• 1) ZEDI = sender innkjøpet til leverandør via elektronisk melding.

• 2) ZEPO = sender innkjøpet til leverandør på leverandørens e-post.

• 3) ZNEU = sender innkjøpet til utskrift på ønsket printer.

Dersom ZEDI er tilgjengelig skal normalt dette velges. Ellers velges ZEPO. Marker riktig linje for melding til leverandøren, ved å klikke i firkanten til venstre for meldingslinjen. Klikk deretter «tilleggsinformasjon».

Velg deretter alternativet «Send direkte (ved lagring av applikasjon)». Trykk så den grønne «tilbake»-knappen to ganger.

For å sende e-postbestillingen trykker du nå på knappen «lagre».

Etter å ha trykket lagre-knappen vil du nederst i venstre hjørne få en melding om at innkjøpsordren er opprettet med suksess.

Trykk så den grønne «tilbake»-knappen igjen for å komme tilbake til listen over innkjøpsrekvisisjoner som skal behandles. Du kan nå fortsette med å lage en ny innkjøpsordre til neste leverandør.

Send innkjøpsordre senere

For å sende innkjøpsordre senere, åpne ME9F (Innkjøp - Innkjøpsordre - Meldingsutdata – innkjøpsordre). Legg deretter inn din nummer for din innkjøpsorganisasjon og evt. din innkjøpsgruppe. Legg inn datoen
innkjøpsordren ble opprettet på, eller et tidsintervall om du ikke husker nøyaktig dato. Trykk deretter «utfør» (F8).

Du får nå frem en liste over innkjøpsordre som har minst en type meldinger som ikke er sendt. Ulike meldingstyper er:

• A) ZNEU – sender innkjøpet til utskrift av på valgt lokal printer

• B) ZEPO – sender innkjøpet til leverandør per e-post

• C) ZEDI – sender innkjøpet til leverandør via elektronisk melding

NB! Normalt vil leverandører som er koblet elektronisk opp mot Bohus SAP på EDI ha ZEDI som «normal» meldingstype for sending av innkjøpsordre. Leverandører som ikke er koblet elektronisk til Bohus SAP
vil ha ZEPO (e-post) som normal meldingstype. Finn din innkjøpsordre, og velg riktig innkjøpsordrelinje du ønsker å sende til leverandør. Klikk i den hvite firkanten bak innkjøpsordren for å velge denne. Du kan nå:

• A) Trykke «vis melding» for å se på meldingen som blir sendt.

• B) Trykke «meldingsdetaljer» for å se på hvilke meldinger som er sendt. Dette kan være greit å sjekke før man sender en bestilling, så man ikke bestiller dobbelt.

• C) Trykke «skriv ut melding» for å sende denne til leverandør via ZEPO eller ZEDI-melding.

Dersom alt gikk bra får du nå et vindu som sier «Dokumentet ble sendt».

Behandle innkjøpsrekvisisjoner for servicedeler direkte til kunde

Innkjøpsrekvisisjoner for servicedeler med posisjonskategori «S» skal sendes direkte hjem til kunde. For disse artiklene må det opprettes en innkjøpsordre per stk., siden hver servicedel har egen adresse for levering,
som er hjem til kunden. Servicedeler må søkes frem per filial i søkebildet, og kan ikke søkes frem for distribusjonssenter. Marker kolonnen «pos.kat», og velg synkende sortering for å få disse servicedelene øverst.
Se etter leverandørnummer kolonnen «fast lev.». Finn leverandøren i vinduet «tilordninger», og huk av denne i firkanten til venstre for ZEKS-feltet. Klikk så på «opprett innkjøpsordre».

Dra nå innkjøpsrekvisisjonen over på handlevognen, slik at artikkelen opprettes som en posisjon på innkjøpsordren. NB! Pass på at det bare er denne ene servicedelen på innkjøpsordren.