Bohus Support

Formål

Hvordan føre en varefaktura i medius 11, oversikt over de ulike stegene i prosessen.
Hensikten med denne artikkelen er å vise hvordan man enklest jobber med varefaktura i de ulike stegene.
Man er selv nødt til å tolke informasjon da denne vil variere fra faktura til faktura og hva som har skjedd med denne så langt.

Forutsetninger

Tilgang til Medius 11
Den største mengden av faktureringsmatchingen foregår via automatching.
Arbeidsmengden man da sitter igjen med i medius er faktura hvor man har avvik som gjør at matchingen må foretas "manuelt".

Steg for steg - Varefaktura

Startbildet

• Gå inn på Medius via kilden/under snarveier.
  
• Logg på Medius11/Mediusflow.
  

Medius 11 er knyttet til din brukerkonto hos Bohus og pålogging som benyttes er vanlig brukernavn + Windows/Citrix passord.

Bruk filtermeny i medius dersom du kun ønsker å jobbe med varefaktura i koblesteget.

Koble varefaktura

(Dette forutsetter at et varemottak har funnet sted og vi har mottatt faktura fra leverandør)

• Velg faktura du ønsker å koble med en innkjøpsordre og trykk "Åpne i fullskjerm".
  

Man får nå opp et oversiktsbilde for kobling:

• Faktura på venstre side
  
• Varemottak/innkjøpsordre som skal kobles på høyre side
  

Ytterligere informasjon er "Koblet total", hvilket steg i prosessen man befinner seg på, fakturanummer og menylinje hvor man kan finne ytterligere detaljer.

For å starte å koble varelinjene mot faktura

• Trykk "Koble linjer manuelt"
  

Man åpner nå et arbeidsvindu i kobleprosessen for å koble varemottak/innkjøpsordre mot faktura.

• Øverst i venstre hjørne finner man koble total.
  
• På toppen på høyre side er det mulig å koble mot andre innkjøpsordre, koble på andre unntakstyper (eksempelvis frakt, pall, miljøgebyr)
  
• For å koble innkjøpsordre kan man enten "DRAG AND DROP" varelinje fra innkjøpsordre til faktura, eller trykke "Koble automatisk".
  

• • I medius 11 kan man nå også koble på ulike nivå. Man skal i utgangspunktet kun koble på detaljnivå. Dvs varenummer, antall og pris stemmer. Dette indikeres av en blå "D" på varelinje på faktura.
    
  • Dersom linjetotal stemmer, men vi er blitt fakturert feil antall, kan man nå trykke på koblingsnivåindikator for å endre koblingsparameter. "T" for å koble på linjetotal.
    
  • Dersom vi kun har en varelinje på innkjøpsordre, mens leverandør har fakturert 6 varelinjer, men totalprisen på innkjøpsordre stemmer, kan man dra varelinje opp til "Dra hit for å koble på totalbeløp", for å koble ordretotal på hodenivå.
    

I tillegg, kan man nå koble "Unntakstyper"\Exception type, som eksempelvis frakt, øreavrundning, pall, gratisposisjoner etc.
Dette betyr at man kan koble linjer som ligger på faktura, men som ikke ligger på innkjøpsordre. For å koble på unntakstype;

• • Trykk på "Unntakstype" i koblingssteget.
    
  • Finn riktig unntakstype og "DRAG AND DROP" for å koble fakturalinje mot unntakstype.
    

(Koblingsindikator vil nå vise en "E" for Exception type/Unntakstype)

NB! ved kobling på unntaktstype vil det være avvik på fakturatotal i koblingssteget.

Når alt er koblet

• Trykk "Lagre og lukk" nederst til høyre
  

Når/om alt er koblet;

• Trykk "Kobling gjennomført" for å sende faktura videre til neste steg/(Analyser)
  

NB! Man "hopper" nå til neste varefaktura på listen, slik at man fortløpende kan jobbe med å koble faktura mot innkjøp.

Analysere varefaktura

På dette steget i prosessen behandles avvikene.
Avvikene vil stort sett være uendret og må behandles på samme måte som før.

• Fra startbildet: trykk på "Åpne i fullskjerm" for å starte å behandle avvik:
  

Man åpner nå et arbeidsvindu i analysesteget for å behandle avvikene som finnes på varefaktura.

• Trykk på "Vis avvik" for å finne avvikene.
  
• Lokaliser "varseltrekant" for å finne avviket.
  

• Trykk på "varseltrekant" for å godkjenne avviket og legg inn en kommentar.
  

Når avviket er undersøkt/godkjent, vil varseltrekant bli en "grønn hake" og man er klar til å sende varefaktura til regnskapsfører for "Etterkontroll"

• Trykk på "Bekreft" for å sende varefaktura videre til etterkontroll
  

Etterkontroll/bokføre varefaktura

På dette steget kontrollerer man at faktura er "fri" for ytterligere avvik.

• Fra startbildet: åpne varefaktura fra startbildet ved å trykke "Åpne i fullskjerm"
  

NB! Oppdages det feil eller mangler - Utbedre/Send tilbake til koblesteget.

• Dersom alt er ok, trykk på "Godkjenn".
  

På dette tidspunktet vil faktura bli bokført.