Formål

Registrere avvik på varemottak.


Forutsetning

Ingen spesielle, men det er anbefalt å gjøre ferdig hele varemottaket og registrere avvik som det siste du gjør. 

Se for øvrig Rutine varemottak IM for mer informasjon. 

Avvik på leveringsmottak fra Bohus Logistikk vil skape en sak i supportsystemet. Alle andre avvik blir håndtert på mail.

NB! Avvik registreres på personen som registrerer avviket. I tillegg er det mulig å ha en på kopi, noe som settes opp sentralt. Normalt er det felles e-post for lageret som bør stå på kopi, slik at flere har mulighet til å følge opp avviket.


Steg for steg

Åpne appen ved å trykke på kortet "Avviksbehandling"

Kortet viser hvor mange åpne leveringsmottak som finnes og som kan meldes avvik på og når det sist ble oppdatert.

I appen ser du ett bilde som er ganske likt det du ser i "Varemottak - IM". Det er likevel noen forskjeller det er greit å være klar over. 

  • Bakgrunnen er endret til en rød trekant for å vise at du jobber med avvik.
  • Per leveringsmottak ser du til høyre antall åpne posisjoner av totalt antall posisjoner på dette varemottaket. 
  • Det kan kun meldes avvik på ett leveringsmottak om gangen. 
  • Nederst til høyre ser du status på leveringsmottaket.
    • A = ikke påbegynt
    • B = Delvis mottatt
    • C = Fullstendig mottatt (leveringsmottak med status C vil ikke vises i listen)

Her velger du hvilket leveringsmottak du ønsker å jobbe med, og deretter trykker på knappen "Untaksbeh." Har du mottatt for mye av noe trykker du på knappen "Levert for mye".


Når du har valgt ett leveringsmottak å jobbe med må du angi årsak til avviket fra nedtrekksmenyen. Her kan du og bør du også notere ned en merknad dersom det er noe relevant info. Dersom du ønsker å få en mail om avviket, kan det legges inn hvilke mailadresser som skal motta denne, og man kan velge de av/på ved behov. 

NB! Dersom leveringen kommer fra Bohus Logistikk sak i supportsystemet når du er ferdig med registeringen. Alle andre leveringer skaper en mail som sendes mottakeren(e) som står markert i lista. Disse mailene må dere da følge opp selv med leverandøren.

NB! Det kan meldes avvik på flere varer samtidig, men det kan kun meldes på en avvikskode av gangen. Dersom du har flere typer avvik på samme levering, gjentas prosessen per avvikskode. Hver vare skaper igjen sin egen sak i supportsystemet, så dersom du velger flere varer får du tilsvarende mange supportsaker opprettet. Årsaken til dette er at det blir enklere å lage statistikk over avvikene slik at man kan jobbe med å redusere disse på sikt.


Når man trykker neste ser man de åpne posisjonene som er igjen på varemottaket.

I dette eksemplet er det kun en åpen linje igjen, der det er 8 stk av totalt 9 som kan avvikmeldes. Man trykker på linjen så man kommer til detaljbildet. 

Så velger du riktig antall som skal avvikmeldes. Trykker så pil tilbake til oversiktsbildet

Har du flere varer med samme avvik registrerer du antallene på disse også. Trykk så lagreknappen "Avvik"

Du får så en beskjed om å bekrefte at du faktisk ønsker å avvikshåndtere valgte leveringsmottak.

Når du bekrefter vil du få en beskjed om dette i en dialogboks.

Her ser du hva som har skjedd:


  • Leveringsmottaket blir kontert med en varebevegelse 901 og flyttet til sperret beholdning
    • NB! Varebevegelse vil ikke skje for kundespesifikke artikler. Dersom det skulle skje ville varene blitt bestilt på nytt.
    • NB! Varebevegelse vil ikke skje for avvikskoden kvalitetskontroll. 
    • For mer om bevegelsestyper, se Artikkeldokumentliste MB51 og bevegelsestyper.
  • Det opprettes en ticket i supportsystemet (1 per varelinje). Har du meldt flere varer samtidig ser du tilsvarende mange linjer med ticket ID. Videre dialog angående avviket skjer i supportsystemet/mail.
  • I tillegg sendes det mail og utskrift til de mottakere det er valgt. Dette er valgfritt og som velges på samme sted som når du velger avviksårsak.

I supportsystemet får de som behandler avviket denne informasjonen:

I SAP kan du se i MB51 forskjellen på de som er motatt på normal måte, og de som er regisrtret med avvik



For mye levert

Dersom du har mottatt trykker du på knappen i midten nederst.

Du får da opp dette skjemaet.

Dersom du har en EAN/GTIN-kode å skanne, vil det meste fylle seg ut selv som dette:

Dersom du mangler den type info prøver du å beskrive det du har mottatt på best mulig måte slik at de som skal behandle avviket klarer å finne ut av hva som har skjedd. Det som er obligatorisk å fylle ut er antall og kommentar. Når du har notert den informasjonen du har lagrer du, og du får beskjed om at ticket er opprettet.


I supportsystemet vil de se tilsvarende informasjon:


Hva skjer etter at avvik er registrert?

Du vil ha videre dialog med avviksbehandling i supportsystemet/per mail. Når det er avklart hva som skal skje, korrigeres dokumenter og beholdning fortløpende. Hvordan jobbe videre med avvik og beholdning på finner du på Rutine varemottak IM.


Feil som kan skje

Når man er ferdig med å lagre avviket får man en dialogboks som forteller hva som gikk galt eller ikke.

I dette eksemplet ble det ikke opprettet noen ticket, og du får da en beskjed om å gi beskjed til avviksbehandling ved å opprette en supportsak manuelt. Andre feil som kan skje er at varene ikke blir kontert, noe som da heller ikke vil opprette noen ticket. Årsaken er da trolig feil på innkjøpsdokumentet eller leveringsmottaket som må rettes først. Når de er rettet kan man melde avvik på vanlig måte.