Backlogger og oppfølging i SAP
Lager inngående - varemottak
| Beskrivelse | SAP-transaksjon | Frekvens | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Leveringsmottak | VL06I | Daglig | Lager |
| Varer i transit inn til egen filial | MB5T | Ukentlig | Lageransvarlig |
Lager utgående - Plukk og utlevering
| Beskrivelse | SAP-transaksjon | Frekvens | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Plukk, Utlevering ikke plukket | VL06O | Daglig | Lager |
| Utlevering, Ikke kontert vareuttak | VL06O | Daglig | Lager |
| LMB, Utlevering ikke signert | ZVLPODL | Daglig | Lager |
| Utgående internordre til andre filialer | VL10 | Daglig | Lageransvarlig |
| Åpne returinnkjøp | ZVL10B | Daglig | Lageransvarlig |
Lagerhold og avviksoppfølging
| Beskrivelse | SAP-transaksjon | Frekvens | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Negativ beholdning | MB52 | Daglig | Interiøransvarlig |
| Sperret beholdning lager 10 | MB52 | Ukentlig | Lageransvarlig |
| Avslåtte konfigurerbare varer | MB52 | Ukentlig | Lageransvarlig |
| Ordre med leveringssperre | VA14L | Ukentlig | Lageransvarlig |
| Lager 90 | MB52 | Ukentlig | Lageransvarlig |
| Lager 71 | MB52 | Ukentlig | Lageransvarlig |
| Lager 70 | MB52 | Ukentlig | Lageransvarlig |
| Varer som ikke hentes | ZVARSLE eller Powerliste | Månedlig | Lageransvarlig |
| Åpne returordre fra kunde | VL10 | Ukentlig | Lageransvarlig |
Kundeservice
| Beskrivelse | SAP-transaksjon | Frekvens | Ansvalig |
|---|---|---|---|
| Nye serviceordre | Powerliste | Daglig | Saksbehandler |
| Åpne serviceordre | Powerliste | Daglig | Saksbehandler |
| Åpne serviceoppfølgingsordre | Powerliste | Daglig | Saksbehandler |
| Åpne returordre | Powerliste | Daglig | Saksbehandler |
| Fakturasperrede servicedokumenter | V23 eller Powerliste | Ukentlig | Serviceansvarlig |
| Lager 70 | MB52 | Ukentlig | Serviceansvarlig |
| Åpne serviceordre | Powerliste | Ukentlig | Serviceansvarlig |
| Åpne serviceoppfølgingsordre | Powerliste | Ukentlig | Serviceansvarlig |
| Åpne returordre | Powerliste | Ukentlig | Serviceansvarlig |
| Åpner returinnkjøp | ZVL10B (Og ME2L utenfor BL) | Ukentlig | Serviceansvarlig |
Salg
| Beskrivelse | SAP-transaksjon | Frekvens | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Åpne ordre (mine) | Powerliste | Daglig | Selger |
| Åpne returordre (mine) | Powerliste | Daglig | Selger |
| Åpne ordre (Alle) | Powerliste | Ukentlig | Varehussjef |
| Åpne returordre (Alle) | Powerliste | Ukentlig | Varehussjef |
Innkjøp butikk
| Beskrivelse | SAP-transaksjon | Frekvens | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Forhåndsordre | Cockpit forhåndsordre | Daglig | Innkjøper |
| Bestillingsforslag filialordre | Filialordre | Daglig | Innkjøper |
| Oppfølging/kontroll av bestillingspunkter | Varer som har mistet min/max Bestillingspunktanalyse Vedlikehold lokale lagerdata |
Ukentlig | Innkjøper |
| Kontroll varebeholdning | SAP BO | Ukentlig | Innkjøper |
| Åpne innkjøpsordre | ME2L | Ukentlig | Innkjøper |
| Åpne returinnkjøp | ZVL10B (Og ME2L uenfor BL) | Ukentlig | Rekl.ansv.interiør |
| Lager 70 | MB52 | Ukentlig | Rekl.ansv.interiør |
Utstillingsansvarlig møbel og interiør
| Beskrivelse | SAP-transaksjon | Frekvens | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Varer som mangler i utstilling | MB52 / SAP BO | Ukentlig | Utstillingsansvarlig |
| Utgåtte varer | SAP BO | Månedlig | Utstillingsansvarlig |
| Sperret beholdning lager 11 | MB52 | Månedlig | Utstillingsansvarlig |
Kontor/administrasjon
| Beskrivelse | SAP-transaksjon | Frekvens | Ansvarlig |
|---|---|---|---|
| Forfalte kundeposter/kundereskonto | S ALR 87012178 | Hver 2. uke | Varehussjef |
| Purringer/inkasso | F150 | Hver 2. uke | Varehussjef |
| Manglende Express Bank innbetalinger | FAGLL03 (artskonto 157015) | Månedlig | Varehussjef |
| Vekselbeholdning (safe) | Telle | Månedlig | Varehussjef |
Oppgaver i butikk/lokalt som må utføres for butikker knyttet til BL / Bohus regnskapstjenester
Dette er et dokument som beskriver en del oppgaver som må utføres i butikk/lokalt. Dokumentet beskriver ikke alle oppgaver og utførelse av oppgavene er nødvendigvis ikke beskrevet i detalj. Dokumentet går på tvers av områder og det er varehussjef sitt ansvar at butikken følger rutinene beskrevet nedenfor og på Bohus Support.
Dersom det er avvik i butikken mot det som står beskrevet her, så må dette meldes inn til riktig sted. Er det feil i system eller på teknisk utstyr meldes dette til Orakel. Om det er spørsmål rundt rutiner mot regnskap, så skal daglig leder eller varehussjef ta kontakt med regnskapsansvarlig for butikken.
Kontroll av betaling ved utlevering av varer
Dette er i utgangspunktet en del av oppgaven og ansvaret til den som utleverer varer, men det er et ekstremt viktig punkt for butikkens rutiner.
Ved utlevering av varer skal den som utleverer varer kontrollere at kunden har betalt og at restbeløp på følgeseddelen er 0,-, eller at kunden har en kvittering på samme sum som står på følgeseddelen. Dersom det er tvil om kunden har betalt, så er det viktig å sjekke kundens reskontro.
Forskuddsbetaling
Forskuddsbetaling er standard fylt ut når man registrerer en ordre i SAP. For å jobbe mer effektivt i Bohus, så burde forskudd betales inn i butikk ved bruk av bankkort, kontant e.l.
Alle forskuddsbetalinger over bank skaper merarbeid både for regnskap og for butikk som må slå gjennom forskuddet på ordren etter regnskap har bokført innbetalingen. Dette skaper også en ekstra risiko ved at et forskudd ikke blir slått gjennom på ordren og selger derfor risikerer å bruke forskuddsbetalingen på et annet kjøp.
Kassaoppgjør og avstemming av betalingsterminaler
- Alle POS-kasser der det ligger penger må det utføres både morgen og kveldstelling ihht Bohus Support. Avvik må forklares på skjema for kasseoppgjør og eventuelt gi beskjed til regnskap dersom noe skal korrigeres. Link til BohuspediA: https://bohus.sharepoint.com/Bohuspedia/Sider/Daglig_kasseoppgj%C3%B8r.aspx
- Dersom det legges penger i pose til nattsafe/dropsafe så må også SAP-oppgjør utføres ihht BohuspediA. Link til BohuspediA: https://bohus.sharepoint.com/Bohuspedia/Sider/Daglig_kasseoppgj%C3%B8r_i_SAP-transaksjon.aspx
- På POS-light kasser (kasser uten penger) utføres kasseoppgjør automatisk ved midnatt, hvis programmet står på. Eller så skjer det ved oppstart av programmet dagen etter.
- Vekselsbeholdning (safe), kasse og håndkasse alltid skal telles siste dag i måneden og signert kopi av tellingen sendes til regnskapsfører.
- UnoMobil-nettbrettet har ikke noe oppgjør slik som kasser.
- Bankterminaler koblet til POS-kasse avstemmes automatisk. Felles BAXnr avstemmes på en terminal automatisk
- Bankterminaler som brukes på bil må avstemmes manuelt hver kveld dersom disse har et annet baxnr enn bankterminalene i butikk
For alle POS-kasser og UnoMobil overføres alle regnskapstransaksjoner løpende til SAP gjennom hele åpningstiden, så lenge pcen har nettverk. Det er altså ingen oppdatering til regnskap eller lignende som skal kjøres, bortsett fra kasseoppgjør som enten gjøres manuelt eller automatisk på POS lite.
Butikk skal ikke avstemme noen beløp. Det er regnskap som avstemmer alle transaksjoner som har kommet inn løpende mot innbetaling fra bank, Teller osv.
Rutine for arkivering og innsending av kassabilag mm
- Signerte kasseoppgjørsskjemaer arkiveres fortløpende i butikk
- Avstemmingslapper fra bankterminaler arkiveres fortløpende i butikk
- For de butikkene som har utkjøringer arkiveres følgeseddel og kopi av kvittering fra bankterminal fortløpende i butikk. Følgeseddel og kvittering fra bankterminal stiftes sammen
- Kvitteringer for veksel som er flyttet fra/til safe og POS-kassene signeres og arkiveres fortløpende i butikk
Alle ovenstående bilag kan bli etterspurt av regnskap ved systemfeil, avvik o.l.
Refusjon av mva beløp når varen er ført ut av landet
Dette punktet gjelder kun de som har en rutine på å refundere mva kontant til kunder når kunden kommer tilbake til butikken med utførselspapirer.
Pengene som refunderes tas ut av safen. Ved telling av safe (SAP-oppgjør) så skal dette utgjøre en differanse. Denne differansen skal være lik alle mva skjemaer for refusjon for denne dagen.
Disse skjemaene må sendes regnskap for bokføring slik at differansen fra safe/SAP-oppgjør ikke blir stående. Dette sendes en gang i uken om ikke annet avtales med regnskap.
Fakturering
Fakturering skjer automatisk kl 23.00 hver kveld. Fakturaene skrives ut på valgt skriver og må sendes kunde. Dersom en faktura feiler i SAP, følges disse opp av regnskap sentralt
Kundereskonto/innbetalinger og utbetalinger
Hurtigmanual for å lese kundereskontro ligger her.
Innbetalinger og utbetalinger føres daglig av regnskap sentralt.
Kontroll av kundesaldoer og oversikt over forfalte poster
Regnskapsfører sender oversikt over aldersfordelte poster ved hver regnskapsrapportering. Butikkene må selv følge opp kundeposter og forfalte poster. Det vil være nyttig å kjøre denne rapporten f.eks. for å få en oversikt over om noen kunder har fått utlevert varer uten å betale selv om betalingsbetingelse var 0001 – betaling senest ved utlevering. De kundene som har forfalte poster vil også bli plukket opp av deres purrerutiner, men denne rapporten gir et raskt overblikk.
http://orakel/bohuspedia/index.php/Kundesaldoer_og_forfalte_poster
Purringer
Ved purring vil man oppdage eventuelle poster som har forfalt for kunde eller dersom kunde har fått utlevert varer uten at man har tatt betalt. Dette er viktig å gjøre slik at man får inn pengene man har krav på.
Purringer burde kjøres ofte og sjekkes før de sendes ut. Hurtigmanual ligger på Bohus Support, her.
Håndkasse/kontorkasse
Det skal aldri tas penger ut av POS-kassene eller safe til diverse utlegg. Butikken må ha en egen håndkasse/kontorkasse for slike utlegg. Eventuelt må den ansatte legge ut for deretter å få refundert utlegget via regnskap.
Kvitteringer for slike utlegg skal sendes regnskap minst en gang i måneden for bokføring. I SAP finnes det et eget program for oppfølging av håndkasse/kontorkasse. Transaksjonen er beskrevet på Bohus support, https://bohus.sharepoint.com/Bohuspedia/Sider/Kontorkasse.aspx
Butikken er selv ansvarlig for å få inn alle kvitteringer og bilag.
Godkjenning av kostnadsfakturaer i Medius
Enkelte personer i butikk/lokalt vil får distribuert fakturaer til seg i fakturaflytsystemet Medius. Fakturaene må behandles god tid innen forfall. Dersom faktura er feil må personen be om ny faktura og eventuelt kreditnota. Det er også viktig med dialog/tilbakemeldinger til regnskap sentralt. Godkjente fakturaer vil bli betalt av regnskap sentralt om annen beskjed ikke gis.
Forutsetninger for bokføring av internfakturaer
En forutsetning for at internfaktura fra f.eks. Bohus Østlandet bokføres hos butikk er at varemottak er fullført i SAP. Det er derfor viktig at butikken alltid varemottar alle varene for deretter å ta kontakt med Bohus Østlandet for å få ryddet opp i det eventuelle avviket. Avviket må legges inn på en lokasjon med sperret beholdning slik at varene ikke fremkommer som salgbar beholdning.
Dersom butikk ikke fullfører varemottak vil bokført gjeld/fordringer mot Bohus Østlandet fremkomme feil i regnskapet. Feil i varemottak vil selvfølgelig også påvirke beholdning og skape ekstra utfordringer for butikken. Det er butikkens ansvar å følge opp at alle varemottak bli fullført, og det er egne oppfølgingsrapporter for dette som man finner på Bohus Support.
Kontroll av priser på internfakturaer
Internfakturaer er basert på interninnkjøpsordren som er opprettet for butikk. Ingen internfakturaer skrives ut. For å kontrollere fakturerte priser tar man utgangspunkt i en rapport for innkjøpsordre der bekreftet pris fremkommer, som også vil være fakturert pris. Dersom det er avvik kan man klikke seg inn for å se fakturert pris. https://bohus.sharepoint.com/Bohuspedia/Sider/Interninnkj%C3%B8p.aspx
Fra oppstarten vil man kunne finne en del avvik mellom bekreftet pris og fakturert av forskjellige årsaker. Fakturert pris vil llikevel være riktig.
Oppfølgingsrapporter/Backlog rapporter
I SAP finnes det flere oppfølgingsrapport/backlog-rapporter som må følges opp etter gitte frekvenser, der mange er daglig og flere ganger om dagen. Under «Rutine»-kategorien på Bohus Support finner man mer informasjon om disse rapportene som også er nevnt i tabellen over.
Dersom man ikke følger opp backlog-rapportene kan dette resultere i feil i beholdning, utleveringer som ikke er fakturert, utestående krav og feil i regnskap og resultat.
Salg av gavekort over ordre
Artikkel GAVEKORT skal ikke brukes på ordre! Dette er utrolig viktig og ordren vil krasje i systemet sammen med betaling osv.
Dersom man skal selge gavekort på ordre så må man be regnskap opprette en økonomiordre. Butikken må gi regnskap beskjed om å lage en økonomiordre og fakturere denne. Regnskap må da bruke f.eks. artikkel OK136 og ompostere fra regnskapskonto 716901 (hvis man bruker OK136) til et tilgodebeløp på kunden slik at butikken kan bruke dette som betaling for lading av gavekortene.
Det er viktig at butikken gir regnskap tilbakemelding om dette slik at omposteringen blir gjort.
Fakturering Svalbard
Endre ordre VA02
Dokumenttopp
Faktura
Legg inn mottakerland, avgift (SJ for Svalbard)
Endre pris pr stk pr posisjon på kundeordre
Lagre ordre
Ordre blir da fakturert om kvelden
Timeregistrering og lønnsutbetaling
Etabler arbeidsplan for minimumsbemanning i Tamigo
| Beskrivelse | Frekvens | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Etablere arbeidsplan i Tamigo | Månedlig | Varehussjef |
| Stemple inn og ut | Daglig | Alle |
| Kontroll av faktisk tidsbruk vs arbeidsplan. Godkjenne eller avvise avvik | Daglig | Varehussjef |
| Sende lønningskontoret sykemeldinger, egenmeldinger, permisjoner | Løpende | Varehussjef |
Sende lønningskontoret info om:
|
Løpende | Varehussjef |
| Godkjenne timer til lønnskjøring | Sende første virkedag i ny måned | Varehussjef |
Det vises for øvrig til egen utfyllende informasjon om rutiner fra lønningskontoret.