Formål:

Formålet med denne appen er å behandle bestillingsforslag fra bestillingspunkter og legge manuelle bestillinger. I tillegg gir appen oversikt over innkjøpsordre og mulighet til å endre på åpne innkjøpsordre.


Finne appen:

Appen ligger under innkjøp i Launchpad. Velg ikonet Bestillinger

NB! Appen er kun tilgjengelig for de som er autorisert for innkjøp.


Bestillinger:

Når du åpner appen blir du møtt av dette bildet, der du er klar til å legge bestillinger. Ønsker du å se på åpne rekvisisjoner eller innkjøpsordre kan du velge dette på fanen i toppen. Rekvisisjoner og innkjøpsordre blir beskrevet under egne punkt senere. 

NB! Det er ett valg for filial nederst i bildet. For de som er autorisert for flere filialer kan bytte mellom sine filialer. Når du bekrefter bytte av filial vil alt arbeid som ikke er lagret vil forsvinne.


Hent eller søk bestillingsforslag

Ved å trykke på hent bestillingsforslag lastes bestillingsforslagene inn. Det er også mulig å søke på bestillingsforslag. Da vil du først få opp en dialog som gir deg mulighet til å begrense søket  på enten serie, leverandør, varegruppe eller sortiment. Det er også mulig å kombinere innenfor disse valgene.




Artiklene fordeler seg per leverandør, og du ser hva du har i beholdning og hva som er foreslått som bestillingskvantum. Det er mulig å gjøre endringer på kvantum, men det er kun mulig å endre antallet til en verdi som går opp i avrundingsverdien. Dersom du endrer kvantum vil totalprisen oppdatere seg. Det er også mulig å endre forventet leveringsdato. Datoen som vises er antatt leveringstid ut fra normal ledetid, og lar man datoen forbli urørt vil varene bli levert så fort som mulig. Ønsker man varene levert til en senere dato kan man spesifiserer dette. 

NB! Det er ikke alle leverandører som tar hensyn til endringer her. Det som leveres av Bohus Logistikk vil bli hensyntatt på ønsket leveringsdato.


Linjer kan slettes ved å trykke x til høyre for totalverdi på den aktuelle linjen. Er det ønskelig å slette alt fra en leverandør gjøres det ved å trykke på x til høyre for leverandørnummeret. Ved å trykke på artikkelnummeret får man opp en sidebar med mer informasjon om produktet. Se nærmere beskrivelse i her.


Manuell bestilling eller legge til varer i ett bestillingsforslag

Dersom man ønsker å legge til varer til ett bestillingsforslag, eller gjøre en helt manuell bestilling gjøres det ved å trykke på legg til artikkel. Du får da opp en dialogboks med søkemuligheter.


Har man en liste over artikkelnummer i excel (eller tilsvarende) kan denne limes inn i feltet artikler, eller man kan søke ved å bruke andre utvalgskriterier. Det er mulig å kombinere søkekriterier for å snevre inn utvalget. Trykk søk for å få opp listen med aktuelle artikler. Marker de du vil bestille og trykk Ok. Varene legger seg til i listen under riktig leverandør, men med 0 i antall. Du må derfor sette antallet manuelt.


Fraktgrense

Dersom det finnes en fraktgrense på leverandøren vil du se på totalsummen om fraktgrensen er nådd eller ikke. Dersom summen er rød er ikke fraktgrense nådd.

Ved å trykke på totalsummen får du opp mer informasjon


Sortiment

Ved siden av betegnelse av produktet vises ikoner som viser om varen er i sortiment for butikken eller ikke.

Grønn: Varen er i sortiment

Gul: Varen er ikke i sortiment. Vurder om den skal bestilles

Oransje: Vises kun for Outlet-varer. Bør trolig ikke bestilles.

Rød: Vises kun for grunnartikler, serviceartikler og utgått. Dersom disse vises er det en feil i masterdata som bør varsles til IT.


Det kan da være lurt å legge til mer fra samme leverandør for å komme over fraktgrensen.


Endre forsyningskilde eller mottakende lager

På linjen finnes det en knapp som viser leveringsdetaljer

Ved å trykke på denne vises en dialog som gir deg følgende muligheter

  • Velge at varen skal bestilles som en internordre
    • Velg leverende filial
    • Velg leverende lager
      • Dersom man velger automatisk vil det alltid være lager 10
      • Dersom man velger lager kan man spesifisere at bestillingen skal gå fra ett annet lager.
    • Velg antall
      • Sjekk tilgjengelighet
  • Velg mottakende lager
    • Dersom du vil at varen skal inn på ett annet lager enn lager 10 kan man angi dette her.

Eksemplet under viser en internordre som går fra lager 11 på leverende lager, og som skal mottas på lager 11 på mottakende filail


Godkjenne bestillingen

Når bestillingsforslaget eller den manuelle bestillingen ser riktig ut, godkjenner du ved å trykke opprett nederst i høyre hjørne. Du ser totalsummen på bestillingen rett til venstre for knappen.

 Bestillingen blir da omgjort til en rekvisisjon.


Varer som allerede er bestilt samme dag

Dersom du legger til varelinjer som det allerede finnes rekvisisjon/bestilling på vil det komme opp en advarsel som viser hvilken rekvisisjoner som er opprettet tidligere.

Dette er kun en advarsel for å hindre at det blir bestilt dobbelt av noe. Det er likevel lov å opprette en ny bestilling til tross for advarselen dersom det er ønskelig. Når du trykker opprett vil du få en ny advarsel som man bekrefter dersom man er sikker på at man ønsker å bestille.


Rekvisisjoner

Alle bestillinger gjort i appen blir omgjort til rekvisisjoner. Disse, samt alle andre åpne rekvisisjoner på filialen, ser du i fanen Rekvisisjoner.

Åpne rekvisisjoner som ikke inneholder kundespesifikke varer, kan endres før de har blitt behandlet til en innkjøpsordre. For kundespesifikke varer skal avbestilling gjøres fra Salgsappen. For å endre en rekvisisjon må man trykke på endre nederst til høyre. Antallene kan da endres både opp eller ned, men fortsatt må antallet gå opp i avrundingsverdien. Ønsker man å slette noe kan trykker man på søpplebøtta. Endringer bekreftes ved å trykke på bekreft nederst til høyre. Når rekvisisjonen er ferdig behandlet forsvinner den fra denne listen, og det er opprettet innkjøpsdokument som du da finner igjen under innkjøpsordrefanen.


Innkjøpsordre

Under innkjøpsordre er det mulig å se alle innkjøpsordre. Til venstre i bildet er det ett søkefelt hvor man kan angi søkeparametere. Standard utvalg innkjøpsordre opprettet de siste 7 dagene, av typen internordre (ZINT) og eksternordre (ZEKS). Man må trykke på søk for å få frem innkjøpsordre å se på. Det er mulig å søke på flere forskjellige måter, og man kan kombinere parametere for å søke mer nøyaktig.

  • Innkjøpsordre: Søk på ett spesifikt innkjøpsordrenummer
  • Dato: Her kan det søkes på datoen ordren er opprettet. Standardverdien er siste 7 dager. For å endre må du trykke på 2 datoer for å angi til og fra dato. 
  • Dokumenttype: Standardutvalg her er ZINT og ZEKS. Det er mulig å aktivere ZRIN, ZREX, ZRIT og ZINU også.
  • Status: Filter som viser enten alle åpne, alle ferdigstilte eller alle innkjøpsordre.
  • Artikkel: Kan søke på spesifikk artikkel.
  • Leverandør (ordre): Leverandøren som er angitt på ditt innkjøp
  • Leverandør (artikkel): Leverandøren til artikkelen 



Innkjøpsordre markert med grønt er ferdigstilte, det vil si at det ikke er igjen flere åpne linjer igjen fra leverandørs side (inkludert slettede linjer). Ordre som fortsatt ikke er fullstendig utlevert fra leverandør er markerte med oransje.

NB! Dette gjelder kun status på innkjøpet og er ikke knyttet til status på leveringsmottakene som fortsatt kan være åpne.


Det lastes inn opp til 50 innkjøp om gangen, og man kan laste inn flere nederst i listen dersom det er flere i utvalget opp til å vise totalt 200 innkjøp samtidig. Er det ett stort utvalg og du ikke finner det innkjøpet du leter etter må du angi ett snevrere søk så det vises færre innkjøp. Når man klikker på ett innkjøp vises linjene i innkjøpet med mer informasjon, slik som om linjen er bekreftet og om det er opprettet leveringsmottak.

  • AB: Viser om ordren er bekreftet av leverandør. Dersom denne er grønn fullstendig er den bekreftet, oransje er den delvis bekreftet og er den rød er det enda ikke registrert noen bekreftelse.
  • LA: Viser om det er opprettet leveringsmottak. Dersom denne er grønn er det opprettet leveringsmottak for alt, oransje er det opprettet leveringsmottak for deler av antallet og er den rød er det ikke opprettet leveringsmottak for noe enda.

Ved å trykke på AB eller LA so er enten oransje eller grønne, vil det være mer informasjon. I dette eksemplet er det opprettet LA for 1 av totalt 3 STK. Du ser leveringsmottaksnummeret og hvilken dato det er opprettet til.

NB! Det er kun mulig å lese om leveringsmottak er opprettet eller ikke. Om leveringsmottaket er fullført eller ikke kan ikke sees i denne appen



Dersom varen har forsyningskilde 3 (Direkteleving fra leverandør der innkjøpene går via Bohus Logistikk) vil tilhørende eksterninnkjøp mellom Bohus Logistikk og leverandør vises. Trykk da på den blå linken PO. 



Dersom innkjøpsordren har en kundespesifikk vare, vises kundeordren ved å trykke på den grønne linken KO

Ved å trykke på linkene kommer en dialogboks som viser relevant informasjon.

NB! All kommunikasjon med leverandør skal fortsatt gå via ordrekontoret. Det er innkjøpsnummer markert i grønt som er innkjøpsnummeret mellom Bohus Logistikk og leverandøren. Innkjøpsnummeret markert i rødt er kun til internt bruk og skal aldri deles med leverandør. 


Dersom en ordrelinje er fullstendig levert vil den se slik ut 

Dersom ordrelinjen er slettet, vil den se slik ut 


Endringer av internordre / Endringsforespørsel for innkjøpsordre

Det er mulig å endre internordre fra dette bildet. For innkjøpsordre er det mulig å be om en endringsforespørsel til ordrekontoret.

NB! Det er ikke mulig å endre innkjøpsordre med kundespesifikke varer. Endringer på kundespesifikke varer skal gjøres fra Salgsappen. Standardartikler kan redigeres i denne appen.

NB! Kun filialer tilknyttet Bohus Logistikk har mulighet til å redigere innkjøpsordre i denne appen. Filialer utenfor Bohus Logistikk må følge egen rutine.


Endringer er kun mulig å gjøre frem til leveringsmottak er opprettet, eller vareutlevering er påbegynt fra Bohus logistikk. Det er kun mulig å endre en ordre ved å redusere antallet eller å slette linjen. Dersom det er en endring på en internordre fra Bohus logistikk, og de normalt lagerfører denne varen, vil endringen lagres direkte. Alle andre endringer vil skape en endringsforespørsel til ordrekontoret som registreres i Bohus Support. Du vil motta svar fra de når de har fått behandlet saken, og de oppdaterer innkjøpet i henhold til det svaret de gir. 


For å registrere endringsønske, aktiver endingsmodus nederst i høyre hjørne. Skriv inn nytt antall, eller slett alt ved å trykke på søpplebøtta. For å bekrefte endringen, trykk på bekreft. For å avbryte, deaktiver endremodus.

NB! Endringen må følge avrundingsverdien.

Når du bekrefter endringen og den er av slik art at ordrekontoret skal være involvert, får du en oversikt over endringene og mulighet til å skrive en kommentar til de. 

Når du bekrefter denne får du en beskjed om at supportsak er opprettet.


Når en sak har blitt opprettet vil det også markeres på linje, som da får en "Ticket" på linjen. På denne måten har man mulighet til å se saker som er opprettet på en ordre, og man kan gå inn på saken i Bohus Support ved å følge linken.


Dersom endringen kan gjøres direkte vil det komme en dialog som viser hvilke endringer du har bedt om, og når denne bekreftes er endringen gjort.

Det kan her komme en dialogboks som med meldinger fra SAP. 



Søke på og endre mottakende lager

I søkefeltet på venstre side kan man angi hvilket mottakende lager bestillingen er til.

På bestillingen kan man dersom ordren er i redigeringsmodus og leveringsmottak ikke er opprettet enda, trykke på lagerindikatoren og deretter endre hvilket lager man ønsker at bestillingen skal inn på.