VEDLIKEHOLD AV MANUS INNLASTFIL
Artikler som skal fordeles må først vedlikeholdes i Excel-fil. I Excel-filen må informasjon pr artikkel legges inn i følgende kolonner:
Figur 1: Kolonner i Excel-fil
Excel-filen må inneholde informasjon i alle kolonner. Pass på at valuta er skrevet riktig og med store bokstaver.
Forutsetninger:
Varene i forhåndsordren må være listet for alle filialene som ligger i filialgruppen som skal brukes.
Varene kan ikke ha innkjøpssperre eller utgåttdato.
Salgssett og komponenter til innkjøpssett kan ikke brukes.
GENERERE MANUS
Når en har lagt inn og vedlikehold alle artikler i Excel-filen, må filen lastes inn i SAP for å generere manus. For å opprette manus brukes program ZLAST_MANUS.
Manus
Filnavn: Velg fil som skal lastes opp
Excel-fil/XML-fil: Kryss av for filformatet som lastes opp (Excel)
Endre eksisterende manus: Det er mulig å legge til flere varer og endre informasjon for allerede opplastet manus ved å velge det manusnummeret som er benyttet i utgangspunktet, forutsatt at fordelingstabell ikke er generert.
Tilleggsfelter - toppnivå
Innkjøpsorganisasjon: 1000 (skal stå uendret)
Innkjøpsgruppe: 100 (skal stå uendret)
Fordelingstabelltype: Z001 (skal stå uendret)
Manus ID: Angi ID for din import (trykk F4 for å finne oversikt over alle som er brukt og velg neste ledige nummer)
Betegnelse: Gi dette utvalget en dekkende beskrivelse som både butikk og leverandør kan forstå. Denne teksten kommer med i innkjøpsordren til leverandøren (eks; Interstil York spisebord til utstilling -10%)
Tilleggsfelter – frister og datoer
Bestillingsfrist: Siste frist for butikkene til å endre/bestille og etter dato opprettes innkjøpsordre automatisk. (Pass på at butikkene får nok tid til å gjøre sine vurderinger/endringer)
Kunngjøringsdato: Brukes dagens dato vil forhåndsordre vises i butikk cockpit med en gang fordelingstabell er generert
Legg inn dato i de leveringsukene en ønsker å benytte (1-4)
Tilleggsfelter – posisjonsnivå
Bekreftelsestype: CA (skal stå uendret)
Distribusjonskanal: 10 Bohus
Filialgruppe: Velg filialgruppe som skal benyttes (benytt oversikt over fordelingsnøkkel/filialgrupper for å finne den som passer)
Avvikende mottakslager
Ingen: Varene vil gå inn på normallageret (hovedlageret 10 eller 20) ved varemottak
Utstillingslager (Lager 11): Varene vil gå inn på utstillingslageret ved varemottak
NB! gjelder ikke innkjøpsordre til 2000, 2200 og 3000.
OPPRETT FORDELING
Når manus er opprettet gjøres fordeling i applikasjonen Forhåndsordre Fordeling, vist i figuren nedenfor. Telleren viser antall fordelinger som venter på behandling.
Figur 2: Applikasjon Forhåndordre Fordeling
Når en åpner applikasjonene vil en se en dropdown-meny øverst i høyre hjørnet. Her sorteres fordelingen slik at det er enklere å finne frem. Fordelinger sorteres etter følende:
Åpen: Dette er en arbeidsliste, her ligger alle manus som venter på behandling
(disse vil vises i tellingen beskrevet ovenfor)
Fordelingstabell opprettet: Her ligger fordelinger som er ferdig behandlet
(disse er ikke mulig å editere, kun visning)
Frist utløpt: Her ligger fordelinger som er sendt ut til butikk
(disse er ikke mulig å editere, kun visning)
Kampanje-manus: Her ligger fordelinger opprettet fra kampanjeløsningen
(disse er ikke mulig å editere, kun visning)
Figur 3: Dropdown-meny
Når en velger «Åpen» i dropdown-listen vises, som nevnt, arbeidslisten for manus som venter på behandling. Til venstre på siden ligger listen med manus. Nedenfor er informasjonen pr manus beskrevet.
Figur 4: Beskrivelse av manus informasjon
En har muligheten til å søke frem manus i søkefeltet. Her kan en søke på manusID eller navn.
Figur 5: Søkefelt
Når en klikker på at manus vises artikkel-vindu med hver artikkel. Her vises informasjon om aggregert beholdning for alle filialer i filialgruppen, sortimentkode, valuta, ordinær innkjøpspris, rabattert innkjøpspris, innkjøpsrabatt, salgspris og estimert kvantum. En har også her mulighet til å søke fem artikler i søkefeltet.
Figur 6: Visning av artikler, med søkefelt.
Kvantum til fordeling legges inn i hver av de aktuelle leveringsukene. Hvor mange leveringsuker som er mulig å benytte er vedlikehold i innlast-filen. Leveringsdato vises ved å holde musen over inputfeltene for hver av leveringsukene. Kvantum til fordeling fordeles ut over aktuelle leveringer. Summen viser aggregert kvantum til fordeling totalt for alle leveringsuker. I kolonnen for begrensning kan man velge om fordeling er låst for editering, eller kun kan endres opp eller ned. Den blå prosent-knappen til venstre for artikkelnummer angir om kvantum fordeles via prosentvis fordeling i henhold til fordelingsnøkkel, eller ved jevn fordeling til alle filialer.
Ved å markere en artikkellinje (enten klikk på linjen eller huk av i check-boks) vises fordeling per filial. Markert artikkel utheves i en blå farge, og artikkelnummer og beskrivelse vises i øverste del av butikk-vindu. En har også her muligheten til å søke frem filial i søkefeltet.
Figur 7: Kolonner for fordeling av kvantum pr filial
Figur 8: TIPS Hvert av vinduene (leverandørliste, artikkelvindu og butikkvindu) kan justeres etter behov ved å dra i skilleveggene
I vinduet for filialer vises filialnummer, navn, beholdning, sum antall og antall pr uke, forpakningsstørrelse / avrunding, fordelingsnøkkel, forsyningskilde, bestillingspunkt, maksbeholdning og målbeholdning.
Kvantum i hver av leveringsukene for filial utregnes ved prosentvis- eller jevn fordeling ved bruk av blå-prosentknapp, og kalkuleres fra antall stykk til fordeling i hver av leveringsukene på artikkellinje. Vi runder av i to omganger; Først rundes det av til hele stykk. Deretter rundes det opp/eller ned til nærmeste forpakningsstørrelse. Et unntak til denne regelen er at kvantum større eller lik 1 alltid rundes opp til første forpakningsstørrelse, mens avrundet kvantum til 0 stk, beholdes som 0.
Jevn fordeling
Jevn fordeling rundes først av til hele stykk, og deretter av til nærmeste forpakningsstørrelse.
Prosentvis fordeling
Ved bruk av prosentvis fordeling benyttes fordelingsnøkkel som er vedlikeholdt per filialgruppe. Fordelingsnøkkel vises i butikkvindu per filial.
I eksempelet under med forpakningsstørrelse lik 12, vil en prosentvis fordeling som tilsvarer 0,49 og lavere rundes ned til 0 stk, og dermed beholdes som 0 stk. En prosentvis fordeling mellom 0,50 stk og første forpakningsstørrelse rundes alltid opp til første forpakningsstørrelse. En prosentvis fordeling større enn første forpakningsstørrelse rundes først av til nærmeste hele stykk, og deretter av til nærmeste forpakningsstørrelse.
Det er fullt mulig å bytte mellom prosentvis og jevn fordeling, samt å justere antall til fordeling per filial. Summen per filial viser sammenlagt fordeling i alle leveringsuker. Summen for alle filialer aggregeres opp i sum på artikkel-linje.
Når en har fordelt kvantum pr uke og filial, må en klikke på «Lagre endringer» nederst i høyre hjørnet. Når alle artiklene i manuset er ferdig behandlet klikker en på «Opprett fordelingstabell» nederst i venstre hjørnet. Manuset vil da flyttes fra «Åpen» til «Fordelingstabell opprettet»
Figur 9: Lagring av endringer, og Opprett fordelingstabell
KNYTNING TIL TEMA
Nullkvantumsordre opprettes for å gjøre det enklere for butikker å bestille varer i forkant av kampanjen til kampanjepris. Det opprettes da forhåndsordre med null i kvantum slik at butikker selv kan bestille ønsket kvantum for å sikre tilgjengelighet i kampanjeperioden. Nullkvantumsordre genereres automatisk for artikler som er inkludert i en kampanje. Det opprettes kun en nullkvantumsordre per leverandør innenfor et tema. Hvis en linker en forhåndsordre generert fra frittstående applikasjon Forhåndsordre Fordeling til Tema vil det ikke genereres nullkvantumordre for denne artikkelen. Hvis en linker til Tema vil butikk også få denne informasjonen, slik at de vet hvilket tema varene i forhåndordren er tiltenkt.
Link til tema kan knyttes på to måter. En kan linke til TemaID i manus-innlast, program ZLAST_MANUS. En kan også linke til Tema når en oppretter fordelingen. Når en klikker på knappen «Knytt til Tema» nederst i venstre hjørnet, får en opp en popup med Temaer. Her velger en det aktuelle Temaet. Når en har lagt til link til tema vil dette vises i listen over manus. Når en fordeling er linket til Tema har en også muligheten ti lå fjerne linken ved å klikke på «Fjern tilknytning til tema».
Figur 10: Knytt til Tema
Figur 11: Popup for valg av Tema
Figur 12: Link til Tema vises pr fordeling