Formål:
Hvordan bruke transaksjonskode ZFIF / Filinnlesning HLT transaksjonsfil, fra Visma.net payroll
Forutsetninger:
Tilgang/bruker i SAP og tilgang til transaksjonskode ZFIF / Filinnlesning HLT transaksjonsfil. Denne ligger tilgjengelig for alle med økonomitilgang til den enkelte firmakode.
Steg for steg:
Dette er en beskrivelse for hvordan man importerer inn en lønnsfil fra Visma.net payroll inn i SAP.
Prosess:
1. Last ned lønnsfil fra Hult og Lillevik/Visma.net, lokalt, til PC.
2. Åpne transaksjon i SAP/nwbc, på menypunkt; Rapporter - Rapporter monitorering - Hult og Lillevik - Lønnsposter - Filinnlesning HLT transaksjonsfil (ZFIF)
eller menypunkt: Internregnskap - Hult og Lillevik - Lønnsposter - Filinnlesning HLT transaksjonsfil (ZFIF)
eller start transaksjonen direkte ved å skrive ZFIF i transaksjonsfeltet.
3. Når transaksjonen er åpnet, velg variant "VISMA_LØNN".
Denne varianten inneholder datoutvalg, controlling område og bilagsart.
4. Velg filen som skal importeres til SAP, (fra steg 1.)
Velg/dobbelklikk på filen du vil importere!
5. Kontroller input. Dette gjelder firmakode, bilagstopptekst og datoutvalg.
6. Trykk F8/klokka for å laste inn samt foreta en testkjøring av filen som importeres.
7. Dersom alt under kolonnen "Unntak" er grønt, så ble det ikke funnet noen feil i filen og denne kan importeres/opprettes ved å trykke "Opprett FI bilag"!
8. Man får da en bekreftelse på opprettelse og bilagsnummer:
Bilaget kan man se i transaksjon FB03 / vis bilag
Avvikshåndtering:
Etter punkt 7 i prosess, så kan testkjøringen vise at filen inneholder feil. Man vil først få en "melding" og årsaken til melding/feil vil vises i feltet "Meld.tekst".
Eksempel 1. Feil i lengde og oppsett på filen man har lastet ned fra Hult og Lillevik.
Filen fra Hult og Lillevik inneholder enten for få eller for mange tegn, slik at SAP ikke får tolket denne.
Løsning: Last ned fil på nytt
Eksempel 2: Bilaget går ikke i null!
Man får først en melding om at det finnes feil i grunnlagsfilen.
Trykk på den grønne haken for å se melding/feil.
I dette tilfellet går bilaget ikke i null. Man vil heller da ikke få importert inn/opprettet bilag:
Løsning: Korriger og last ned ny fil fra Hult og Lillevik.
Eksempel 3: Feil firmakode!
Ikke samsvar mellom valgt firmakode i utvalg og firmakode som ligger i filen. Da kan filen se grei ut på testkjøring og ved kontering, men man får en stopp når bilaget blir forsøkt opprettet.
Løsning; Avbryt opprettelse av bilag, og korriger firmakode i utvalget i punkt 5 i prosess.
Det kan selvfølgelig finnes flere eksempler. Se og les meldingtekst og utbedre filen så langt det lar seg gjøre. Dersom det er andre grunner til at stopper: Opprett en supportsak og legg ved beskrivelse, "Meld.tekst", gjerne et skjermbilde samt filen man lastet ned fra Hult og Lillevik!