Formål

Kommunikasjon med kunde i forbindelse med varer klare til henting, samt oppfølging av uavhentedede varer med rute 1010 (Butikklager senere).


Forutsetninger

En ordre med varer som er kontert inn på lager (inkludert alle varelinjer i samme leveringsgruppe og/eller salgsett).


Løsningen inneholder

Innledning

Oversikt - meldingstyper

Arbeidslister

Meldingsinnhold og MinSide

Avviksbehandling

Overgang fra Zvarsle til ny løsning


Innledning

Appen finnes under "Lager og logistikk" i Launchpad:


Oversikt meldingstyper


Navn på melding Systemets tidspunkt for sending Manuell eller automatisk Forutsetninger for utsendelse Rutine for bruk Tilgjengelig for ordretype Meldingstjeneste
Hentemelding Når man har sendt meldingen, sendes den til kunde innen 15 minutter (men kun innenfor kl. 08:00 og 20:00) Manuell Varelinjene må være på lager. Alle varer i samme leveringsgruppe og/eller salgssett må være på lager. Ønsket leveringsdato må være i dag eller tidligere. E-post og mobil må være registrert på varemottaker på ordre. Skal kun sendes en gang (med mindre kunden ikke har mottatt og den må sendes på nytt, f.eks ved feil e-post eller mobilnr) ZOR, ZNH, ZROF E-post og SMS
Påminnelse 7 dager etter hentemelding er sendt, klokken 10:00. Automatisk At hentemelding er sendt og at varen ikke er hentet innen 7 dager. E-post og mobil må være registrert på varemottaker på ordre. Første påminnelse sendes automatisk av systemet, dersom varen ikke hentes innen 5 dager. Kan resendes manuelt, etter at første påminnelse er sendt, ved behov for ytterligere påminellse til kunde. ZOR, ZNH E-post og SMS
Manuell melding Når man har sendt meldingen, sendes den til kunde med en gang (men kun innenfor kl. 08:00 og 20:00) Manuell Varelinjene må være på lager. Alle varer i samme leveringsgruppe og/eller salgssett må være på lager. Forventet leveringsdato må være i dag eller tidligere. E-post og mobil må være registrert på varemottaker på ordre. Ved behov for ytterligere informasjon rundt f.eks. transportkrav eller ytterligere oppfølging rundt henting. ZOR, ZNH, ZROF SMS



Arbeidslister

Øverst i arbeidslistene finner man utvalgte søkekriterier. Man kan filtrere på:

  • Ordretype
  • Ordrenummer
  • Dato for når ordren er opprettet

Listen er låst til rute 1010 og filialen du er logget inn på.

Listene er satt opp etter vanlig arbeidsprosess, men ved behov, kan man lage egne varanter av listene basert på søkekreiteriene, ved å trykke "Ny" legge til navn og trykke "ok", etter at man har valgt søkekriteriene for ny liste. 

NB: Dersom man kun klikker  "Lagre" etter å ha gjort endringer, overskriver man predefinert søk.


Ved å endre søkekriteriene og klikke "søk" overskrives ikke listene.

For å oppdatere listene, trykk "søk".


På linjenivå i listene, har man mulighet til å se mer informasjon om kunden og ordren, varelinjen er knyttet til:


Ikonet  vil gå til linjevisning for valgte ordre. I denne visningen kan man også se meldinger til kunde og kundeopplysninger. For å gå tilbake, klikk på listenavnet på nytt.
Ikonet  vil åpne ordren i salgsappen. Man kan gå denne veien dersom det må gjøres endringer på ordren.
Ikonet  vil vise tekster på ordren


Videre har vi 6 lister:




Klare til henting

Her finner man alle varelinjer på std ordre (ZOR) og netthandelsordre (ZNH) som er kontert inn på lager og som har ønsket leveringsdato i dag eller tidligere enn dagens dato, samt at alle deler på salgsettet og / eller i leveringgruppen er på lager. Hvis det ikke er tilfellet, vil heller ikke disse varelinjene dukke opp i listen før disse forutsetningene er innfridd.

Dersom det er feil eller endringer på dette, må man inn på ordren for å endre.


Sende hentemelding:

  • Merk linjene det skal sendes hentemelding på. Man kan ente klikke "merk alle" eller en og en.
  • Når man merker en linje som hører til en og samme ordre og leveringsgruppe eller salgssett så automarkeres alle tilhørende linjer. Det er ikke mulig å sende ut melding på kun deler av salgssett eller leveringsgrupper.Huker man av en rute for en varelinje i salgsett eller leveringsgruppe, vil også merking av resterende linjer fjernes.
  • Klikk "Send hentemelding" og melding vil sendes til linjene som har grønn hake. 
  • Meldingen vil legges i kø for en sendejobb søm kjøres hver time.


Når man har sendt meldingen, fjernes ordrelinjene fra "Klare til henting" listen.

Man trenger nå ikke foreta seg noe mer, med mindre kunden ikke henter varen og den samme linjen eventuelt dukker opp i "Ikke hentet - Påminnelse+ 3 dager" listen.



Leveringsgrupper:

Dersom man har varer i "Klare til henting" listen som ikke skal sendes hentemelding på fordi de skal hentes sammen med andre varer som kommer senere, må man benytte leveringsgruppe på ordre, for at linjen skal fjernes fra listen. Dette skal som hovedregel settes når ordren opprettes.


Pause meldinger:

Dersom bruk av leveringsgrupper eller ønsket leveringsdato ikke er relevant og/eller man har avtale med kunde om å holde av vare fysisk til en tid frem, kan man benytte "Pause melding":

Marker aktuell linje, klikk "Pause melding":


Velg dato for når pausen skal oppheves og linjen vil forsvinne fra "Klare til henting" listen.

Når valgt dato er passert, vil varelinjen legges tilbake i "klare til henting" og vil igjen tilgjengeligjøres for sending av hentemelding.


Pausede meldinger 

I denne listen finner man varelinjer som har blitt pauset, både for hentemelding og påminnelse.

For å endre pausedato eller oppheve pause, marker linjene og klikk "Endre pause".


Velg det du ønsker å gjøre:

Endre pause:

Varelinjene som ikke har fått hentemelding vil dukke opp i "Klare til henting" listen og man kan sende hentemelding den dagen pausen settes til.

Varelinjene som har fått hentemelding, vil automatisk få tilsendt påminnelse den dagen pausen settes til, gitt at det ikke er mindre enn 7 dager etter hentemelding ble sendt (isåfall vil de få påminnelse dag 7 etter hentemelding).


Oppghev pause:
Varelinjene som ikke har fått hentemelding vil dukke opp i "Klare til henting" listen og man kan sende hentemelding.

Varelinjene som har fått hentemelding, vil automatisk få tilsendt påminnelse, gitt at det ikke er mindre enn 7 dager etter hentemelding ble sendt  (isåfall vil de få påminnelse dag 7 etter hentemelding).


Feil i sending 

Når man sender hentemelding på en varelinje, hvor kunden mangler både epost og mobil vil varelinjen dukke opp i "Feil ved sending" listen.

For å få sendt melding, må man innhente disse opplysningene og oppdatere kundedetaljer, før man trigger utsendelse av melding på nytt.

Disse varelinjene vil ha dette ikonet på medligen som har feilet


Linjene blir liggende i denne listen til vellykket sending er gjort eller til varen er utlevert.


Ikke hentet (Påminnelse+3 dager): 

Dette er listen som benyttes til å følge opp uavhentete varer på std ordre (ZOR) og netthandelsordre (ZNH). Med mindre det er avvik, skal man ikke trenge å gjøre noe fra man har sendt hentemelding, til varelinjene dukker opp i denne listen.

Her finner man alle varelinjer som har fått hentemelding og automatisk påminnelse og det er gått tre dager fra den automatiske påminnelsen ble sendt. 

Etter påminnelsen er sendt fra systemet, blir det ikke sendt flere automatiske meldinger fra systemet. Dere kan da velge hvordan dere vil følge opp varelinjene fra denne listen manuelt:
- Sende ny påminnelse

- Sende manuell melding med egendefinert tekst


Før man kontakter kunde på nytt, bør man først sjekke hva som tidligere er sendt til kunde

I fanene for hentemelding, påminnelse og manuell melding, ser man dato for når når forrige medling ble sendt.



Ikonforklaring:


Enten e-post eller SMS er sendt


 Både e-post og SMS er sendt


 Siste melding ikke sendt


 Melding er under sending og sendes innen en time (ikke send meldingen på nytt!)


Ved å klikke på klokkeikonet, kan man se detaljer for når meldingen er schedulert for sending.


Flere enn en melding av samme type er sendt, i dette tilfellet 2 stk. Datoen som vises, er dato for siste sendte melding. Dersom det er manuell melding, vises den siste teksten som er sendt.


For å se mer detaljer, klikker du på haken ed datoen:


I dette tilfellet har både SMS og e-post er sendt:

I eksempelet under, er hverken e-post eller SMS sendt:

Her har kun e-post blitt sendt:




På manuell melding ser man også innhold i SMS på forrige melding:



Sende ny melding til kunde:

  • Merk linjen(e) du vil sende melding på
  • Klikk "Ny melding"

Man får to valg - enten manuell melding eller å sende påminnelsen på nytt:


Påminnelse teksten er standard og kan ikke endres

Manuell melding må fylles inn for hver gang

Når man har valgt meldingstype, trykker man "Send" og meldingen legges i kø for sending innen en time.


Ikke hentet - Alle 

Her finner man alle varelinjer på std ordre (ZOR) og netthandelsordre (ZNH) som har fått enten kun hentemelding eller hentemelding og andre meldinger.

Denne listen kan brukes som en totaloversikt samt til å resende hentemelding, dersom kunden av en eller annen grunn ikke har fått denne (f.eks ved feil på e-post eller mobilnummer).

Det er mulighet for å sende en manuell melding, dersom det er noe særskilt i forbindelse med hentingen som man vil kommunisere om (f.eks spesielle transportkrav til varene).

Man kan også sette påminnelse på pause herfra, dersom den ikke allerede er sendt:



Velg dato for når påminnelse skal sendes:



Varelinjen fjernes nå fra "Klare til henting listen" og legges i "pausede meldinger". Når datoen er innfridd, sendes påminnelsen automatisk på valgt dato, gitt at denne ikke er mindre enn 7 dager etter sending av hentemelding.

For endring av dato, se beskrivelse for "Pausede meldinger" over.


NB: pass på å sjekke hva som allerede er sendt til kunde, før du sender noe. 

Påminnelse sendes automatisk av systemet og det er viktig at vi ikke overkommuniserer til kunde. 

Det skal derfor ikke sendes manuell melding med påminnelse kommunikasjon til kunde før første påminnelse er sendt.


Service oppfølging

Her finner man alle varelinjer på service oppfølgingsordre (ZROF), som er kontert inn på lager og som har ønsket leveringsdato i dag eller tidligere enn dagens dato, samt at alle deler på salgsettet og / eller i leveringgruppen er på lager. Hvis det ikke er tilfellet, vil heller ikke disse varelinjene dukke opp i listen før disse forutsetningene er innfridd.

Dersom det er feil eller endringer på dette, må man inn på ordren for å endre.

For serviceoppfølgingsordre, har vi ingen automatisk påminnelse.

Her sendes alle medlinger manuelt og man har to valg, på samme måte som beskrevet i løsningen over, - enten vanlig hentemelding eller manuell melding.

Merk linje, du vil sende melding på og trykk "Ny melding", for å velge hvilke melding du vil sende.

Alle linjer som ikke er hentet, blir liggende i denne listen til de er utlevert.



Meldingsinnhold 


Hentemelding

SMS

image0.jpeg

 E-post



Påminnelse

SMS 

image1.jpeg

E-post



Manuell melding

Egendefinert innhold, med noe predefinert tekst. Sendes kun på SMS 

Det som er predefinert skal man ikke endre eller ta bort (se oransjemerket under).

Alt du ser i dette tekstfeltet kommer med i SMS'en, så husk å fjern <> og annet som ikke skal med.

Den egendefinerte teksten skal alltid ha en vennlig og profesjonell tone, uten skrivefeil og unnlat bruk av ord i blokkbokstver, utropstegn og smileys.Forsøk å holde meldingen så kort og konsis som mulig.


Hei,

<fyll inn tekst>

Denne SMS kan ikke besvares.

Vennlig hilsen Bohus (butikknavn)


Min side

Når kunden klikker "Se hentestatus" i hentemelding eller påminnelse, vil de komme til ordrevisning hvor de ser leveringsstatus på alle varelinjer.

Etter hentemelding er sendt vil status på varen bli "Kan hentes":


Avviksbehandling

E-post og mobilnummer mangler:

Når man forsøker å sende hentemelding på en varelinje, hvor kunden mangler både epost og mobil vil varelinjen dukke opp i "Feil ved sending" listen. Se beskrivelse av avviksbehandling under "Feil ved sending" over.



Overgang fra Zvarsle til ny løsning


Zvarsle blir fjernet fra Launchpad og SAP. I en overgangsperiode vil meldinger som allerede er varslet i zvarsle dukke opp i «klare til henting» listen. For å administrere dette kan man enten:

  1. Sende ut ny hentemelding via ny løsning. Da vil kunde altså ha mottatt to meldinger om henting, men den nye meldingen vil tilby mer og bedre informasjon om hva som kan hentes. Da vil kunden også inkluderes i løpet med påminnelse.
  2. Bruke feltet «spesielle leveringskrav» til å notere at varsel allerede er sendt i zvarsle og klikke «Pause melding». Varen vil forsvinne fra «klar til henting» og overføres til «Pausede meldinger». Ved bruk av dette alternativet vil det ikke sendes ut noen automatiske påminnelser til kunde.

Omfanget av varelinjer det er snakk om varierer fra butikk til butikk, så her får man velge det man mener sikrer best oppfølging i denne overgangsfasen.